當前，有一種與眾不同的項目溝通方法，一種電子郵件的替換方案，一種向多個收信人發布信息的理想方式，這就是RSS。
假設場景：電子郵件可能是項目中最常用的溝通媒介。它被用于各種不同的任務，從個人的、一對一的交流（電子郵件為此而發明），到項目事件的自動群發通知。由于其低廉的成本和廣泛適用性，電子郵件在許多不同的情況下的應用都被開發了出來。
盡管如此，這種大眾化的電子郵件的用戶還是在使用時遇到了越來越多的問題。第一個問題就是郵件的絕對數量。由于不同重要性等級的各種信息使用同樣的渠道到達他們的接收端，用戶就很難找到當前最重要的信息。這不是一個新問題，有幾種方法可以解決這個問題，大都是基于用不同的標準將郵件整理歸類成文件夾。
第二個問題是SPAM，即垃圾郵件，指那些不受歡迎的、不請自來的廣告或更糟糕的郵件。垃圾郵件使得郵件數量大幅度增加，使得郵件的整理和分類變得更加困難。你也可能需要花一些錢和時間來安裝一個垃圾郵件過濾器，借助它把大部分的垃圾郵件刪除，不讓它們到達你的郵件程序。
問題三是可能有很多郵件討論組，其中大部分可能對于你手邊的任務來說不重要，但我們卻需要保存他們，因為訂閱或解除訂閱都需要耗費時間。這種情況下，主要的問題不在于這些郵件多余，而在于其使用對于發送方和接收方來說都是不方便的。服務方必須維護一個訂閱者檔案庫并維護郵件服務，而郵件列表的用戶則必須在對所提供的內容感興趣時訂閱它，不感興趣時又要解除訂閱。
問題四：郵件格式是為個人的使用而設計的，很難對文件內容進行處理。比如，很難自動地改變關于項目可交付物的通知。
對于這些問題，RSS如何幫助我們呢？正如文章開頭所提到的，可以用它減少電子郵件的數量，以一種有效而自動的方式處理我們感興趣的信息材料或通知。RSS還有一個優勢，就是相關的費用比較低，但又比郵件列表方便得多。這個奇跡是怎么發生的呢？
首先解釋一下什么是RSS，以使我的提法顯得更加合理可信。RSS是一種XML文件格式，被用于信息的自動發送和處理。RSS是為分發不同因特網關口的新聞標題（后稱之為豐富的站點摘要，即RSS）而發明的。那時，一個RSS文件包括不超過10-15最新新聞的標題，并有到全文的鏈接。這里的好處是其他對這些標題感興趣的網站可以獲得這個RSS文件（通過一般的文件傳遞、FTP或HTTP）并在他們的站點顯示這些標題和鏈接。許多群組導向的網站利用這種機制從其他網站為用戶提供新聞。他們將不同的網站相關話題的RSS文件組合（AKA供給）起來，這樣就創建了一個相關新聞的集中瀏覽平臺。
在Weblogs技術（瀏覽 Project Weblog可獲得更多有關Weblogs 的信息）的發展過程中，RSS得到了進一步的發展。許多weblog應用軟件以HTML和RSS格式提供類似的內容公布。不管何時用戶更新一個weblog，RSS供給也跟著更新。今天，這種供給不再局限于標題了，他們能容納更多的信息，甚至是HTML格式的信息。同時有成千上萬的有趣的私人或商業性質的weblogs，很難手工監控所有有趣的網站。即使在項目管理方面的網站也比我能每天訪問的多。所以使用RSS供給來保持新資料的不斷更新就變得十分便利。
怎樣使用RSS供給？要有一個RSS閱讀器，一個RSS集合器。有許多不同的應用軟件可用，有的是免費的，有的是商業化的，有的是單獨的，有的則與瀏覽器及電子郵件的應用軟件集成到一起。使用方式很簡單，用戶只要進入她想閱讀的供給的網址（例如，用于 PM World Today Weblog的 RSS供給和PM Clarion，它用來公布PMWT highlights（PMWT集錦）.）.RSS應用程序將文件傳遞給用戶的機器，處理并顯示文件內容。顯示類似于通過電子郵件程序和新聞閱讀器提供的顯示。
在我們回顧文章開頭提出的問題之前，我先要就RSS在項目環境的可能應用說一句。如果你使用weblogs來進行項目交流，RSS是保證對于感興趣的weblogs的變化及時更新的機制。你不必每天訪問他們的weblog，你也不必接收電子郵件來確定項目的進展，你只要檢查你的RSS閱讀器并只讀他們網站上真正有興趣的郵件。如果你同時在做幾個項目或你的團隊地理位置分散，沒有很多直接的接觸，這種方法尤其有用。
另一使用的情況是將RSS與提供項目成員感興趣的信息的系統結合起來。版本控制系統就是例子，像MS Source Safe或CVS，它們對于庫中內容的改變通過RSS供給來記錄的。相似的功能性適用于許多基于網頁的項目工作室提供給用戶的通知。不是將這些用電子郵件發送給每個人，變化可以被收集存儲在一個RSS供給中。每個對于特定通知或檔案庫的改變感興趣的人可以訂閱相關的RSS供給。客戶端的使用方式和以前的是一樣的，只是供給的產生是不同于weblogs的。
RSS供給的產生相對來講還是比較簡單的，有許多流行腳本語言庫，像Java, C#和其他的語言都適用于創建這種供給；這只是意味著從原始材料中創建一個特定的格式化文件，原始材料在大多數情況下可能是一個數據庫。RSS文件的結果是通過常規的網頁服務器公布，如果有必要，服務器也提供用于加密和訪問控制的標準機制。因此，如果你不想等某供應上提供RSS供給——這不久就會發生——你也可以為你的項目自己來做一個。由于RSS重用了大多已存在的項目基礎技術，它也是一種可供選擇的相對便宜的溝通渠道。
現在回到文章開頭提出的四個問題。我們使用RSS如何解決這些問題呢？問題四是有關對接收的消息的處理的。與電子郵件相比，RSS被設計為一種自動處理的形式。RSS的格式是基于XML的，并且可擴展。RSS有好幾個可用于創建包含正確的信息的RSS供給的模塊。并且，如果有要求的話，你可以用自己的領域或整體模塊。盡管標準的模塊可以被大多數可用的RSS閱讀器所處理并顯示，但非標準領域要求定制的客戶端或靈活的RSS閱讀器，像NewsGator，它可以被配置來處理新的領域或模塊。（可以參看本專欄結尾的鏈接以獲得更多信息。）
問題三是關于便利性的。如前所述，RSS發布信息的方式與電子郵件不同。不必進行中心郵件列表的管理。發布信息僅意味著在網頁服務器上生成并配置RSS文件。對于提供的供給信息，用戶可以定義是否訪問、何時訪問以及如何訪問這些信息。用戶興趣的改變僅意味著在閱讀器應用軟件中增加或刪除一個供給地址。兩邊都可實現更為便利的使用和更少的精力花費。
問題二是處理SPAM。由于用戶將RSS信息從服務器拉過來，因此沒有向外界公布電子郵件地址。那些不請自來的電子郵件無處可送，這也是一種減少這些郵件的方式。
最后是接收郵件的總量。如果你能用以上描述的這種方法使用RSS供給，你就已經擺脫了你郵箱中的許多純信息的消息（郵件列表、論壇、通知）。他們沒有消失，現在他們在RSS閱讀器中。但是更為理想的是，郵箱現在預備用于更為重要的一對一的交談，而公眾的討論則在RSS閱讀器中，你可以在那閱讀討論信息，也可以用你的腳本或其他應用程序處理這些討論信息，如果你當前對這些信息不感興趣的話，他們就會被新的內容所代替。
評論：以我自己的經驗，這種方法并沒真正減少你每天所處理的信息的數量，只是減少了電子郵件的數量。由于RSS使得處理大量項目內外的信息變得容易，所以我趨向搜尋更多有趣的信息！RSS真正的作用是幫助將信息放置在正確的位置并且比電子郵件能更有效地處理這些信息。
兩個鏈接：my overview RSS - abridged version，為感興趣者提供了更多的詳細資料和有關RSS的更多鏈接。這里我也創建了另一個網頁，作為一個實例說明定制RSS供給的生成及用NewsGator這樣的靈活的RSS的客戶端對之進行處理的過程。