“開(kāi)會(huì)”，在現(xiàn)在的商業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中，這兩個(gè)字的名聲非常不好，因?yàn)檎嬲芡ㄟ^(guò)會(huì)議這個(gè)形式取得什么成果的很少。我記得Dilbert（美國(guó)漫畫(huà)家）曾經(jīng)有一幅漫畫(huà)這樣畫(huà)的：幾個(gè)人圍著桌子坐著，會(huì)議組織者說(shuō)“今天會(huì)議沒(méi)什么特別的議程。像往常一樣，我們就就抱怨下、做些沒(méi)什么干系的發(fā)言就好了”。

現(xiàn)在會(huì)議基本上就是這樣的，大部分的會(huì)議都是無(wú)序的、沒(méi)有激情的、沒(méi)有效率的。但我們的會(huì)議是可以開(kāi)的更好的。

當(dāng)我決定寫(xiě)一篇關(guān)于如何開(kāi)展有效會(huì)議的文章，我找到了Marissa Mayer (Google搜索產(chǎn)品的副總裁，see BusinessWeek.com, 6/19/06, “Marissa Mayer: The Talent Scout”)，在我所認(rèn)知的人中，她在會(huì)議方面有著最豐富的知識(shí)，并且她領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造了當(dāng)今一些最有創(chuàng)新意義的產(chǎn)品，這也讓我為她在會(huì)議組織方面的才能上加了不少分。

Mayer平均每周開(kāi)差不多70個(gè)會(huì)議（SweetRiver譯注：會(huì)霸…囧rz…），并且作為最后一道關(guān)卡來(lái)把關(guān)Google工程師、項(xiàng)目經(jīng)理向Google創(chuàng)始人Sergey Brin和Larry Page來(lái)陳述、推銷(xiāo)他們的想法的機(jī)會(huì)。一共有8個(gè)由directors, managers和engineers組成的團(tuán)隊(duì)在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，向Mayer匯報(bào)。

在Google這樣的公司里，大部分的工作都在會(huì)議中開(kāi)展，Mayer的目標(biāo)就是確保她的團(tuán)隊(duì)有明確的工作指令、戰(zhàn)略方向以及有足夠支撐行動(dòng)的信息，并且同時(shí)讓他們感覺(jué)有前進(jìn)的動(dòng)力并受到了尊重。Mayer她成功開(kāi)展高效會(huì)議的6個(gè)秘訣就是：

1. 有一個(gè)明確的議程

Mayer要求每個(gè)會(huì)議都必須有明確的議程，內(nèi)容包括參會(huì)者希望討論的問(wèn)題的大綱以及他們將如何最有效地利用自己的時(shí)間。當(dāng)然，議程需要有一定的靈活性，Mayer覺(jué)得議程更多地扮演這樣一個(gè)角色的工具：議程迫使參會(huì)者仔細(xì)思考自己希望在會(huì)議上所達(dá)到什么目標(biāo)以及如何最好地去達(dá)成這樣的目的。

2. 指定專門(mén)的note-taker（SweetRiver注：和我們一般概念上的“會(huì)議記錄員”還不一樣）

Google的會(huì)議一大特色就是有很多的投影…..。一面墻上投影現(xiàn)在的presentation，旁邊會(huì)再有一個(gè)投影儀展示當(dāng)前會(huì)議的記要（SweetRiver注：原文想要表達(dá)的意思應(yīng)該是不僅要找一個(gè)專門(mén)的會(huì)議記錄員，還要專門(mén)的投影實(shí)時(shí)地展示當(dāng)前會(huì)議的記要，以確保參會(huì)人員能在會(huì)議上達(dá)成真正的一致），可能旁邊還會(huì)有一個(gè)投影顯示著一個(gè)4英尺高的在走的計(jì)時(shí)器！！Google高管們相信，通過(guò)制作一份官方的記要，可以最大程度地馬上消除不準(zhǔn)確性和不一致性。

那些沒(méi)能參加會(huì)議的人會(huì)收到一份會(huì)議的記要。當(dāng)有人試著回想會(huì)議的決定、團(tuán)隊(duì)前進(jìn)的方向、接下來(lái)需要做什么工作，他們可以有這樣的標(biāo)準(zhǔn)官方記要參考。

3. 鉆小會(huì)（Carve out micro-meeting）

Mayer留了大量的小塊時(shí)間段去參加那些有特定議題或者關(guān)于特定項(xiàng)目的小會(huì)。比如，在她與創(chuàng)始人兼CEO – Eric Schmidt的每周2小時(shí)的會(huì)議中，她會(huì)抽出5-10分鐘間隔（或者更長(zhǎng)，這根據(jù)主題而定），去參加那些特定領(lǐng)域的會(huì)議，如關(guān)于站點(diǎn)表現(xiàn)的周例會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布等等。

如果有什么緊急情況發(fā)生，這種方式給了Mayer足夠在會(huì)議前調(diào)整議程的靈活性。這也慢慢讓會(huì)議變得更有重點(diǎn)。Mayer對(duì)她的團(tuán)隊(duì)成員也是采取同樣的策略，更多是5-10分鐘的短交流（她的行程安排所允許的最短時(shí)間段），而不是30分鐘的促膝長(zhǎng)談。通過(guò)這樣地在一個(gè)大塊時(shí)間段鉆出時(shí)間參加小會(huì)，她可以收獲更多。

Mayer有著engineering和computer science方面的背景經(jīng)驗(yàn)，自嘲地稱這些micro-meetings是“降低流水線上的延遲” (reducing latency in the pipeline)。這就是說(shuō)，如果她的一個(gè)員工想跟她討論一個(gè)問(wèn)題，這位員工可以在Mayer的某一個(gè)大的時(shí)間塊上跟她預(yù)約一個(gè)10分鐘的micro-meeting，而不是等她下一個(gè)空閑的30分鐘，——這30分鐘可能2個(gè)星期都等不到。

4. Hold office hours.
SweetRiver譯注：Hold office hours的意思可以看下Harvard Business Review的這篇文章。其實(shí)就是類似“答疑時(shí)間”的這樣一個(gè)概念，即某人固定時(shí)間待在office里，保證你在這段時(shí)間的時(shí)候能找到他，跟他交流。這樣的“答疑時(shí)間”可以讓你更加親近您的員工、更加了解公司內(nèi)的事情、更加有機(jī)會(huì)聽(tīng)取意見(jiàn)和新的idea、更加有效的處理來(lái)自下層的一些問(wèn)題，特別讓你不會(huì)變成那種永遠(yuǎn)看不到的untouchable的神人一樣。我沒(méi)有想出比較好的中文詞組來(lái)表達(dá)這個(gè)意思，所以下面都會(huì)保留英文。

Mayer的這條秘訣來(lái)自她在Stanford做computer science教師的經(jīng)驗(yàn)，她也是在Stanford遇到了Google的兩位創(chuàng)始人。Mayer的office hour每天下午4點(diǎn)開(kāi)始，每次一個(gè)半小時(shí)。

員工將他們的名字寫(xiě)在她office外面的一塊白板上，然后她按照先進(jìn)先出的方式對(duì)隊(duì)列進(jìn)行處理。有時(shí)候是PM需要她在一次市場(chǎng)活動(dòng)上的認(rèn)同，有時(shí)候是一些員工想向她sell（推銷(xiāo)）自己的一個(gè)想法或者設(shè)計(jì) (see BusinessWeek.com, 6/30/06, “Inside Google’s New-Product Process”).

Mayer說(shuō): “我們很多有意思的產(chǎn)品都是在這個(gè)office hour里搗鼓出來(lái)的，Google News, Orkut [Google's social networking site]（SweetRiver譯注：這里作者居然給Orkut加了一個(gè)英文注釋，看來(lái)Orkut是比較痿，囧~~）, Google Reviews, and Google Desktop這些產(chǎn)品的idea都是首先在這種office hour里出現(xiàn)的”。在這短短的一一個(gè)半小時(shí)的office hour的時(shí)間中，Mayer可以開(kāi)多達(dá)15個(gè)會(huì)議，平均每個(gè)人7分鐘的時(shí)間…….

5. 要數(shù)據(jù)，不要政治 （Discourage politics, use data）
Mayer曾經(jīng)談到的“9個(gè)關(guān)于創(chuàng)新的意見(jiàn)”（”Nine Notions of Innovation”）中的一條就是“要數(shù)據(jù)，不要政治”(see BusinessWeek.com, 6/19/06, “9 Notions of Innovation”).

一個(gè)公司里，如果老板會(huì)根據(jù)他對(duì)人的喜好而不是他對(duì)產(chǎn)品和設(shè)計(jì)的客觀想法來(lái)做決定，如果參加會(huì)議的人都會(huì)覺(jué)得老板會(huì)給他所喜歡的人所作的設(shè)計(jì)開(kāi)綠燈時(shí)，那這條意見(jiàn)就非常有必要了。

Mayer相信這樣的價(jià)值傾向會(huì)讓員工士氣低落，所以她把審批流程（approval process）變成了科學(xué)。Google會(huì)根據(jù)一些明確的度量指標(biāo)來(lái)選擇好的設(shè)計(jì)。選擇是基于價(jià)值以及事實(shí)，而不是個(gè)人關(guān)系 （Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships）。

Mayer不希望在設(shè)計(jì)會(huì)議上聽(tīng)到類似“I like”這樣的句子，譬如“I like the way the screen looks”。而她會(huì)鼓勵(lì)類似“he experimentation on the site shows that his design performed 10% better”這樣的言論。Google是建立在客戶反饋數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的企業(yè)文化上，而不是建立在內(nèi)部政治上（現(xiàn)在很多的企業(yè)都是），所以對(duì)于Google來(lái)說(shuō)，“要數(shù)據(jù)、不要政治” works。

6. Stick to the clock.
為了給會(huì)議增加點(diǎn)壓力以保持參會(huì)人員的注意力，Google的集會(huì)一般都會(huì)非常特色地在墻上都投影一個(gè)巨大的計(jì)時(shí)器，給特定的會(huì)議或者議題做倒計(jì)時(shí)…..。這真的真的就是一個(gè)網(wǎng)上可以下載的timer，跑在PC上，然后投影到4英尺大小。

想想當(dāng)從會(huì)議室外面來(lái)看里面的情況，那一定非常瘋狂：墻上同時(shí)投影著若干的影像：presentation, transcription（參第2條）, 然后還有一個(gè)mega-timer！不過(guò)，在Google，it makes sense，在創(chuàng)造性的混亂中引入結(jié)構(gòu)！！通過(guò)這個(gè)Timer給會(huì)議帶來(lái)的輕微的壓力感使會(huì)議保持on schedule。

Mayer同時(shí)對(duì)這個(gè)timer也有一個(gè)忠告：對(duì)timer保持健康的幽默感。(同時(shí)，我對(duì)Mayer的采訪的timer也快到到時(shí)間了，但是Mayer讓timer變成了一個(gè)有趣、友善的提醒物，而不是對(duì)我們談話的粗魯打斷。)

請(qǐng)記住，這些會(huì)議技巧在Google里用的很好。雖然可能并不適用你們公司，但這六個(gè)秘訣應(yīng)該可以給你一點(diǎn)如何讓會(huì)議不浪費(fèi)時(shí)間、更加有效的良好的啟示。