“開會”，在現在的商業(yè)運轉中，這兩個字的名聲非常不好，因為真正能通過會議這個形式取得什么成果的很少。我記得Dilbert（美國漫畫家）曾經有一幅漫畫這樣畫的：幾個人圍著桌子坐著，會議組織者說“今天會議沒什么特別的議程。像往常一樣，我們就就抱怨下、做些沒什么干系的發(fā)言就好了”。

現在會議基本上就是這樣的，大部分的會議都是無序的、沒有激情的、沒有效率的。但我們的會議是可以開的更好的。

當我決定寫一篇關于如何開展有效會議的文章，我找到了Marissa Mayer (Google搜索產品的副總裁，see BusinessWeek.com, 6/19/06, “Marissa Mayer: The Talent Scout”)，在我所認知的人中，她在會議方面有著最豐富的知識，并且她領導創(chuàng)造了當今一些最有創(chuàng)新意義的產品，這也讓我為她在會議組織方面的才能上加了不少分。

Mayer平均每周開差不多70個會議（SweetRiver譯注：會霸…囧rz…），并且作為最后一道關卡來把關Google工程師、項目經理向Google創(chuàng)始人Sergey Brin和Larry Page來陳述、推銷他們的想法的機會。一共有8個由directors, managers和engineers組成的團隊在產品開發(fā)的各個階段，向Mayer匯報。

在Google這樣的公司里，大部分的工作都在會議中開展，Mayer的目標就是確保她的團隊有明確的工作指令、戰(zhàn)略方向以及有足夠支撐行動的信息，并且同時讓他們感覺有前進的動力并受到了尊重。Mayer她成功開展高效會議的6個秘訣就是：

1. 有一個明確的議程

Mayer要求每個會議都必須有明確的議程，內容包括參會者希望討論的問題的大綱以及他們將如何最有效地利用自己的時間。當然，議程需要有一定的靈活性，Mayer覺得議程更多地扮演這樣一個角色的工具：議程迫使參會者仔細思考自己希望在會議上所達到什么目標以及如何最好地去達成這樣的目的。

2. 指定專門的note-taker（SweetRiver注：和我們一般概念上的“會議記錄員”還不一樣）

Google的會議一大特色就是有很多的投影…..。一面墻上投影現在的presentation，旁邊會再有一個投影儀展示當前會議的記要（SweetRiver注：原文想要表達的意思應該是不僅要找一個專門的會議記錄員，還要專門的投影實時地展示當前會議的記要，以確保參會人員能在會議上達成真正的一致），可能旁邊還會有一個投影顯示著一個4英尺高的在走的計時器！！Google高管們相信，通過制作一份官方的記要，可以最大程度地馬上消除不準確性和不一致性。

那些沒能參加會議的人會收到一份會議的記要。當有人試著回想會議的決定、團隊前進的方向、接下來需要做什么工作，他們可以有這樣的標準官方記要參考。

3. 鉆小會（Carve out micro-meeting）

Mayer留了大量的小塊時間段去參加那些有特定議題或者關于特定項目的小會。比如，在她與創(chuàng)始人兼CEO – Eric Schmidt的每周2小時的會議中，她會抽出5-10分鐘間隔（或者更長，這根據主題而定），去參加那些特定領域的會議，如關于站點表現的周例會、新產品發(fā)布等等。

如果有什么緊急情況發(fā)生，這種方式給了Mayer足夠在會議前調整議程的靈活性。這也慢慢讓會議變得更有重點。Mayer對她的團隊成員也是采取同樣的策略，更多是5-10分鐘的短交流（她的行程安排所允許的最短時間段），而不是30分鐘的促膝長談。通過這樣地在一個大塊時間段鉆出時間參加小會，她可以收獲更多。

Mayer有著engineering和computer science方面的背景經驗，自嘲地稱這些micro-meetings是“降低流水線上的延遲” (reducing latency in the pipeline)。這就是說，如果她的一個員工想跟她討論一個問題，這位員工可以在Mayer的某一個大的時間塊上跟她預約一個10分鐘的micro-meeting，而不是等她下一個空閑的30分鐘，——這30分鐘可能2個星期都等不到。

4. Hold office hours.
SweetRiver譯注：Hold office hours的意思可以看下Harvard Business Review的這篇文章。其實就是類似“答疑時間”的這樣一個概念，即某人固定時間待在office里，保證你在這段時間的時候能找到他，跟他交流。這樣的“答疑時間”可以讓你更加親近您的員工、更加了解公司內的事情、更加有機會聽取意見和新的idea、更加有效的處理來自下層的一些問題，特別讓你不會變成那種永遠看不到的untouchable的神人一樣。我沒有想出比較好的中文詞組來表達這個意思，所以下面都會保留英文。

Mayer的這條秘訣來自她在Stanford做computer science教師的經驗，她也是在Stanford遇到了Google的兩位創(chuàng)始人。Mayer的office hour每天下午4點開始，每次一個半小時。

員工將他們的名字寫在她office外面的一塊白板上，然后她按照先進先出的方式對隊列進行處理。有時候是PM需要她在一次市場活動上的認同，有時候是一些員工想向她sell（推銷）自己的一個想法或者設計 (see BusinessWeek.com, 6/30/06, “Inside Google’s New-Product Process”).

Mayer說: “我們很多有意思的產品都是在這個office hour里搗鼓出來的，Google News, Orkut [Google's social networking site]（SweetRiver譯注：這里作者居然給Orkut加了一個英文注釋，看來Orkut是比較痿，囧~~）, Google Reviews, and Google Desktop這些產品的idea都是首先在這種office hour里出現的”。在這短短的一一個半小時的office hour的時間中，Mayer可以開多達15個會議，平均每個人7分鐘的時間…….

5. 要數據，不要政治 （Discourage politics, use data）
Mayer曾經談到的“9個關于創(chuàng)新的意見”（”Nine Notions of Innovation”）中的一條就是“要數據，不要政治”(see BusinessWeek.com, 6/19/06, “9 Notions of Innovation”).

一個公司里，如果老板會根據他對人的喜好而不是他對產品和設計的客觀想法來做決定，如果參加會議的人都會覺得老板會給他所喜歡的人所作的設計開綠燈時，那這條意見就非常有必要了。

Mayer相信這樣的價值傾向會讓員工士氣低落，所以她把審批流程（approval process）變成了科學。Google會根據一些明確的度量指標來選擇好的設計。選擇是基于價值以及事實，而不是個人關系 （Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships）。

Mayer不希望在設計會議上聽到類似“I like”這樣的句子，譬如“I like the way the screen looks”。而她會鼓勵類似“he experimentation on the site shows that his design performed 10% better”這樣的言論。Google是建立在客戶反饋數據驅動的企業(yè)文化上，而不是建立在內部政治上（現在很多的企業(yè)都是），所以對于Google來說，“要數據、不要政治” works。

6. Stick to the clock.
為了給會議增加點壓力以保持參會人員的注意力，Google的集會一般都會非常特色地在墻上都投影一個巨大的計時器，給特定的會議或者議題做倒計時…..。這真的真的就是一個網上可以下載的timer，跑在PC上，然后投影到4英尺大小。

想想當從會議室外面來看里面的情況，那一定非常瘋狂：墻上同時投影著若干的影像：presentation, transcription（參第2條）, 然后還有一個mega-timer！不過，在Google，it makes sense，在創(chuàng)造性的混亂中引入結構！！通過這個Timer給會議帶來的輕微的壓力感使會議保持on schedule。

Mayer同時對這個timer也有一個忠告：對timer保持健康的幽默感。(同時，我對Mayer的采訪的timer也快到到時間了，但是Mayer讓timer變成了一個有趣、友善的提醒物，而不是對我們談話的粗魯打斷。)

請記住，這些會議技巧在Google里用的很好。雖然可能并不適用你們公司，但這六個秘訣應該可以給你一點如何讓會議不浪費時間、更加有效的良好的啟示。