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最近在海內(nèi)看到一個(gè)人的時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)，我的感覺收獲頗多
http://www.hainei.com/blogs?r=125364&p=2
寫在前面
我盡量不抒情，不說廢話，如果你真的想了解我的方法，也請認(rèn)真的看。另外，盡管時(shí)間管理很有效，但不是萬能的，我的看法和我的實(shí)踐僅適合我本人，希望你能夠在實(shí)踐中找到適合自己的方法。
為什么需要時(shí)間管理？
1、當(dāng)你覺得時(shí)間不夠用時(shí)；
2、當(dāng)你覺得腦子里面很多事時(shí)；
3、當(dāng)你覺得工作太瑣碎，毫無重點(diǎn)時(shí)；
使用后的效果：
1、讓自己工作起來很放松，比過去的工作效率提升很多；
2、當(dāng)一周完成時(shí)，不會為寫工作總結(jié)而苦惱；
3、老板問你的每件事，你都知道進(jìn)展；
負(fù)作用：
1、有可能讓你有些許焦慮感；
使用中遇到的困難：
難以堅(jiān)持！但是請相信，任何事情干兩個(gè)月就可以成為習(xí)慣，堅(jiān)持一下，養(yǎng)成一個(gè)收益終生的習(xí)慣吧！
原則：
1、能辦的事情，立刻辦。
如果你現(xiàn)在空閑，老板讓你辦一件事，立刻去辦，不要拖延，越拖事情越多，或者一會就忘了。另外，2分鐘可以完成的事情，立刻完成，不需要時(shí)間管理！如果他屬于一個(gè)重要項(xiàng)目的一部分，你希望事后可以跟蹤，你可以順手寫在電腦邊的筆記本上。
2、不要相信自己的大腦。
不要高估自己，大腦最不可靠，回憶一下你曾經(jīng)忘了多少事情吧？把那些在2分鐘內(nèi)無法完成的事情，立刻記下來（記錄的地點(diǎn)取決你的習(xí)慣，我后面會介紹我的具體實(shí)踐工具）。
3、聚焦。
不要三心二意，不要對自己說，我看一篇新聞，然后處理一封郵件，這樣工作沒有壓力。錯(cuò)！！！，一個(gè)時(shí)間段內(nèi)完全聚焦于當(dāng)前的事情，盡可能的關(guān)掉MSN和 QQ，如果可能的話，可以買一個(gè)小的定時(shí)器，強(qiáng)迫自己養(yǎng)成在限定時(shí)間內(nèi)完成的習(xí)慣。一旦你習(xí)慣了這種完全聚焦的做事狀態(tài)，你的工作效率會極大提高，你也會有更多的時(shí)間看你的新聞和小說。
我對時(shí)間管理的定義就是在有限的時(shí)間內(nèi)將事處理好。
我把事分為兩類：事件和事情。
事件有明確的時(shí)間。比如2點(diǎn)的會議，中午12點(diǎn)要和客戶吃飯。
事情很好理解，就是一件件的事，通常沒有明確的時(shí)間要求。比如你要去商店買東西，這個(gè)事情你可以周日去，可以在周日的任何時(shí)間去。
事是怎么產(chǎn)生的？
1、自身大腦。比如我們覺得周日要去買衣服，我希望在周日約某人吃飯。
2、郵件。這是上班族最多的信息來源。
3、電話和口頭。這種事情最容易忘記，因?yàn)樗鼇碜酝饨纾也幌筻]件那樣有跡可循，常常是當(dāng)時(shí)如果不行動(dòng)或記錄，很快就會拋到腦后。
我對事件的管理
1、如果我在網(wǎng)上：我看到了學(xué)校這周的課程表，我把自己需要上的課和時(shí)間立刻錄入google calendar；如果有客戶約我吃飯，我立刻將時(shí)間和對象錄入google calendar。
2、如果我不在網(wǎng)上：朋友電話告訴我，周末早上7點(diǎn)去爬山吧，如果我去，我立刻將"07:00 香山"錄入我的nokia e71的日歷中。
3、我利用goosync，將手機(jī)上的日歷和網(wǎng)上的日歷進(jìn)行同步，具體步驟請看我的"統(tǒng)一你的行事歷"。
因?yàn)槭謾C(jī)我隨時(shí)隨地?cái)y帶，即將發(fā)生的事件總是顯示在屏幕上，還會提前用鬧鐘提醒我，這樣約會、開會和吃飯我就不會忘記和遲到；每個(gè)月15日報(bào)銷的時(shí)候，我打開google calendar，這樣每張出租車票和餐費(fèi)發(fā)票是怎么來的，我一目了然。
下面我介紹我對事情的處理方法，首先先介紹我使用過的工具和我的看法。
我的時(shí)間管理工具之筆記本
優(yōu)點(diǎn)：可以隨時(shí)攜帶，方便記錄。我曾經(jīng)將每個(gè)事情都用黑色筆記錄在筆記本上，完成一個(gè)用紅色的筆劃掉一個(gè)，這是我剛開始實(shí)踐時(shí)間管理的方法，也算提高了我的時(shí)間管理能力。
缺點(diǎn)：不利于檢索，不利于排序、組織等。當(dāng)我回顧某個(gè)客戶的時(shí)候，要翻半天筆記本，非常不方便。
我的時(shí)間管理工具之軟件（outlook等）
優(yōu)點(diǎn)：利于檢索，方便組織管理，功能強(qiáng)大。尤其是outlook，我們可以很方便的在郵件后加注標(biāo)志，提醒自己處理。對于工作主要以處理郵件的人來說，outlook是一個(gè)非常好的時(shí)間管理工具。
缺點(diǎn)：不能隨身攜帶。如果不在電腦前的時(shí)候，老板交代一件事，怎么把它記錄下來呢？ chandler這個(gè)軟件試圖通過網(wǎng)絡(luò)hub的概念來解決，我期待它的表現(xiàn)。outlook還有一個(gè)微軟的通病：龐大臃腫。
我的時(shí)間管理工具之即時(shí)貼
優(yōu)點(diǎn)：醒目；缺點(diǎn)：瑣碎！
所以只有特別重要的事情，我用即時(shí)貼來加深印象，但決不能用它來管理事件，否則你會陷入即時(shí)貼的海洋。
那么每個(gè)人都可以猜到我現(xiàn)在用的事件管理工具了，沒錯(cuò)，就是網(wǎng)絡(luò)！下一篇來介紹我如何用網(wǎng)絡(luò)工具來進(jìn)行時(shí)間管理。
為什么選擇網(wǎng)絡(luò)作為時(shí)間管理工具？
1、網(wǎng)絡(luò)是隨時(shí)隨地的。我工作日有8個(gè)小時(shí)坐在電腦前，回家后也有電腦，其它時(shí)間手機(jī)也可以讓我隨時(shí)上網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)無時(shí)無刻不在我周圍。
2、網(wǎng)絡(luò)是穩(wěn)定、可靠的。我不用擔(dān)心它被病毒感染，不用在每次重裝操作系統(tǒng)的時(shí)候備份他。
3、網(wǎng)絡(luò)是開放的。我可以通過任何終端接入網(wǎng)絡(luò)，任何終端的數(shù)據(jù)也可以方便的錄入網(wǎng)絡(luò)。
通過比較選擇，我采用"remember the milk"（rtw）這個(gè)網(wǎng)站來作為我的時(shí)間管理工具，下面是我利用rtw來進(jìn)行時(shí)間管理的經(jīng)驗(yàn)。
第一步：判斷
我在第一篇文章提示過，2分鐘以內(nèi)的事情立刻辦，不用時(shí)間管理工具，如果你希望記錄下來，可以事后錄入rtw中，讓自己以后方便檢索。如果2分鐘內(nèi)無法完成，那么就把它當(dāng)作一個(gè)任務(wù)（任務(wù)＝事情），無論什么任務(wù)，全部錄入到你的"收件箱"。
第二步：收集任務(wù)
當(dāng)你在rtw注冊了后，進(jìn)入任務(wù)視圖，你會發(fā)現(xiàn)，有一個(gè)"收件箱"。還有一些默認(rèn)的分類，比如"工作"、"生活"和"學(xué)習(xí)"，我的建議是刪除這些分類，只保留"收件箱"。這么做的原因是：
1、簡單。這也是整個(gè)時(shí)間管理最重要的因素，只有簡單，才能讓我們能夠堅(jiān)持下去。將所有的事情都輸入到"收件箱"，不用思考，夠簡單吧。
2、我的事情主要是工作。工作占我時(shí)間管理的90%左右，所以還不如將所有分類合并，后面我再告訴你，怎么將生活或者學(xué)習(xí)的事情區(qū)分出來。
3、方便跟郵件結(jié)合。rtw分配給每個(gè)人一個(gè)單獨(dú)的郵件地址，當(dāng)你發(fā)郵件給客戶詢問合作意向的時(shí)候，順便密件抄送自己的rtw地址，這樣你的"收件箱"就會多出一個(gè)任務(wù)。
收集任務(wù)的具體實(shí)例：
1、我在電腦前。老板說你分析一下上周的數(shù)據(jù)，周二發(fā)報(bào)告給我。這是一個(gè)信息，我無法在2分鐘之內(nèi)完成，決定周一下午干，我打開"收件箱"，按快捷鍵"t"，輸入"寫上周數(shù)據(jù)報(bào)告"，然后按快捷鍵"d"，輸入"monday"。這樣一個(gè)任務(wù)就添加完成了。這個(gè)數(shù)據(jù)報(bào)告是我每周都要做的，那么我就再按下快捷鍵"s"，輸入"weekly"，這樣每周一我都會有一個(gè)"寫上周數(shù)據(jù)報(bào)告"的任務(wù)了。
2、我用郵件。數(shù)據(jù)報(bào)告中的源數(shù)據(jù)是小張?zhí)峁野l(fā)一封郵件給他，同時(shí)密件抄送我的rtw郵件，這樣"收件箱"又多了一個(gè)任務(wù)。我按d設(shè)置時(shí)間為"monday 11am"，這樣下周一，我就會看到這個(gè)任務(wù)，去催小張給我數(shù)據(jù)。
3、當(dāng)我在外面。客戶甲說我們同意跟你們合作，周一發(fā)一份合同給我吧。我用手機(jī)訪問rtw的wap網(wǎng)站，或者直接用手機(jī)發(fā)一個(gè)郵件給"收件箱"，郵件中可以直接標(biāo)注時(shí)間點(diǎn)。
第三步：任務(wù)分類
1、將任務(wù)分成三種狀態(tài)，一是action，可以列在行動(dòng)列表中。一是waiting，比如我讓小張幫我準(zhǔn)備報(bào)表，這個(gè)活分配給他，等他的答復(fù)。還有一種是someday，我想年底去長白山，但還沒有具體的計(jì)劃。someday這種任務(wù)一定要記下來，否則很多靈感就這樣白白丟失了。
rtw有一種tag的概念，也就是標(biāo)簽。我將所有waiting的項(xiàng)目加上waiting的標(biāo)簽，將所有someday的項(xiàng)目加上someday的標(biāo)簽。大多數(shù)任務(wù)是可以立刻行動(dòng)的，我將不加waiting和someday標(biāo)簽的任務(wù)，全部默認(rèn)為是可以立刻行動(dòng)的。
2、任何事情如果超過三個(gè)任務(wù)，就稱為一個(gè)項(xiàng)目。比如跟客戶甲接觸，那么我將發(fā)送報(bào)價(jià)、談判合同和后續(xù)服務(wù)等所有任務(wù)都加注“客戶甲”的標(biāo)簽。rtw的界面右側(cè)有一個(gè)tag云，你選擇“客戶甲”就可以看到所有任務(wù)了。
還有一種觀念是，新建一個(gè)列表，將所有屬于這個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)移到這個(gè)列表，當(dāng)這個(gè)任務(wù)完成的時(shí)候，可以在設(shè)置里面將這個(gè)列表存檔。因?yàn)槲业墓ぷ鞅容^瑣碎，不適合這種，所以就不單獨(dú)介紹，有興趣的朋友可以自己實(shí)踐一下。
3、在指定的地點(diǎn)做指定的事情。rtw的每個(gè)任務(wù)有一個(gè)“地點(diǎn)”的參數(shù)，你可以輸入這個(gè)任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)，比如“公司”，“家庭”等，當(dāng)你在公司的時(shí)候就專注于發(fā)生在公司的事情，而不要去想著家庭的事情。前面我也提到過，我的時(shí)間管理主要用于工作，所以90%都在公司發(fā)生，我用了一段時(shí)間這個(gè)功能，后來覺得不太實(shí)用就放棄了。
注意：
1、action和waiting的任務(wù)，必須加一個(gè)完成的時(shí)間點(diǎn)。
2、盡量將你的任務(wù)描述詳細(xì)，我的任務(wù)基本都跟客戶相關(guān)，所以一般我按快捷健加標(biāo)簽“waiting, 客戶名稱”，這樣以后查看某個(gè)客戶相關(guān)的任務(wù)非常方便，也算是一個(gè)小小的客戶管理系統(tǒng)了。
管理任務(wù)
1、在頁面的搜索框中輸入not tag:waiting and not tag:someday AND NOT dueAfter:"2 weeks from today"。搜索的結(jié)果是那些需要在2周內(nèi)行動(dòng)的任務(wù)，然后保存為“Do it！”標(biāo)簽。為什么要設(shè)為2周內(nèi)呢，是為了讓我們更好的聚焦當(dāng)前的任務(wù)。如果你擅長給任務(wù)分配重要性，你可以再加上重要性的參數(shù)，這樣就更加聚焦到重要的事情。
另外一個(gè)小技巧是，在收件箱內(nèi)建立“--Born to win!”這樣的激勵(lì)你的語言，設(shè)定時(shí)間為Today，重要性設(shè)為1，然后每天重復(fù)。這樣在Do it的列表中，這樣的名言就會排在最前面，每天打開列表這句話都會激勵(lì)你，心里重復(fù)一遍后就點(diǎn)擊“完成”按鈕。
2、在頁面的搜索框中輸入tag:waiting，存為Waiting。因?yàn)閣aiting的事件不是很多，所以我沒有設(shè)定事件限制。
3、在頁面的搜索框輸入 tag:someday，存為Someday。每天需要關(guān)注的是Do it！和Waiting兩個(gè)列表，Someday可以一周關(guān)注一次，如果可以執(zhí)行，就去掉Someday的標(biāo)簽，加上任務(wù)詳細(xì)信息，這個(gè)任務(wù)就到Do it！列表中去了。
執(zhí)行任務(wù)
前期我們把事情分類和整理清楚，接下來就是行動(dòng)了，面對一個(gè)有條理的列表，我們一定要提醒自己“聚焦”，一件件的把事情完成，千萬不要想一下執(zhí)行幾個(gè)任務(wù)，下面是我的執(zhí)行步驟：
1、每天打開rtw后，將目光聚焦到Do it！列表，一件件的事情去執(zhí)行。
2、執(zhí)行完后，可以催促別人完成waiting列表中的任務(wù)。
3、在無事可做的時(shí)候可以提前完成其它任務(wù)。
回顧任務(wù)
相信每個(gè)人都有寫工作總結(jié)的時(shí)候吧，有了良好的時(shí)間管理習(xí)慣，工作總結(jié)寫起來會很輕松。
1、在搜索框內(nèi)輸入completedWithin:"2 week of today"，然后保存為Bi－weekly report，兩周內(nèi)完成的所有任務(wù)就會列出來，這樣寫工作總結(jié)的時(shí)候就輕松多了吧？
2、然后去我的Google calendar去回顧一周發(fā)生的事件，需要的話，補(bǔ)充到我的工作總結(jié)中。
3、然后打開我的Outlook收件箱，看看那些被我在2分鐘內(nèi)答復(fù)的郵件，如果需要的話也補(bǔ)充到工作總結(jié)中。
寫在最后
1、我對時(shí)間管理也是在不斷的摸索，現(xiàn)在做的也不夠好，如果有寫的不好的地方，希望得到指正，也希望得到別人的經(jīng)驗(yàn)；
2、與人玫瑰，手留余香。通過分享，我得到了提高，如果誰對時(shí)間管理有興趣，希望能夠多多交流。
前幾天買了David allen的原版《Getting things done》，只看了其中介紹流程的一張，印證了一下自己一直以來的野路子，有了一些收獲。另外再加上這段時(shí)間的實(shí)踐，再分享一些經(jīng)驗(yàn)給大家。
聚焦和立刻行動(dòng)
如果沒有這兩個(gè)詞，GTD無從談起，在處理事情的時(shí)候，一定要不斷提醒Focus和Do it now。
收集信息
之前也講過收集信息，David書中提到了一點(diǎn)我覺得也很有用：盡可能的減少inbox。也就是說盡可能的讓信息匯聚到一個(gè)“盒子”里面，而不是分散在多個(gè)，那樣容易混亂。我目前的inbox有兩個(gè)，一個(gè)是RTW，一個(gè)是Outlook。Outlook只是一個(gè)次要的“盒子”，能處理的盡快處理，不能盡快處理的，或者需要等待別人完成的，或者重大事項(xiàng)立刻轉(zhuǎn)移到RTW中。那么我再回顧一下我自己處理郵件的流程：
1、每天早上打開Outlook，一封封查看郵件，需要回復(fù)和處理的，在后面加上后續(xù)標(biāo)志；
2、查看帶有后續(xù)標(biāo)志的郵件，需要回復(fù)的立刻回復(fù)，需要其他人處理的或者重要的，在轉(zhuǎn)發(fā)或者回復(fù)的時(shí)候，同時(shí)抄送RTW收件箱；
3、然后，將后續(xù)標(biāo)志去掉，讓outlook保持清爽，讓自己聚焦在RTW的inbox中。
整理inbox
經(jīng)過一段時(shí)間的時(shí)間，我發(fā)現(xiàn)RTW的收件箱過于龐大，所有信息都在里面，這樣固然有好處，但是對于整理任務(wù)也是一個(gè)挑戰(zhàn)，尤其是剛剛用郵件轉(zhuǎn)發(fā)過去的任務(wù)，還需要找出來，然后再加上日期和標(biāo)簽。于是我自己又新建了一個(gè)列表：
due:never not tag:someday not tag:waiting priority:none
針對的就是那些剛剛添加進(jìn)收件箱的任務(wù)，保存為“X-BOX”，每天需要在這個(gè)小“盒子”里面查看一下那些未整理的任務(wù)，這樣就再也不用去看那個(gè)龐大的收件箱了。
又經(jīng)過一個(gè)月的時(shí)間管理實(shí)踐，我的時(shí)間管理方法遇到了新的問題，也總結(jié)了一些解決的辦法，寫出來與朋友分享。
下一步？
一個(gè)任務(wù)在錄入時(shí)間管理系統(tǒng)后，往往由很多步驟組成，拿一個(gè)工作實(shí)例來舉例-“談判新客戶”：
在inbox中輸入“打電話給張**”，設(shè)定結(jié)束日期，并且在結(jié)束日期前給張打了電話；
在這個(gè)步驟后容易出現(xiàn)問題，就是表面上看“打電話給張**”這個(gè)任務(wù)已經(jīng)結(jié)束了，但實(shí)際上后續(xù)工作還有很多，如果不及時(shí)添加下一步動(dòng)作，那么可能就會讓項(xiàng)目產(chǎn)生斷點(diǎn)。所以，在完成任務(wù)后，一定要提醒自己，是否有下一步行動(dòng)，如果有，請及時(shí)添加！
回顧
我之前僅僅將回顧當(dāng)作一個(gè)不重要的步驟，經(jīng)過最近的實(shí)踐才發(fā)現(xiàn)，回顧實(shí)在是時(shí)間管理不可缺少的一環(huán)。
還是第一個(gè)場景，在給張**打過電話后，如果忘記了添加下一步任務(wù)，通過回顧，可以很快的彌補(bǔ)自己的遺漏；
假設(shè)第一個(gè)場景完全結(jié)束，已經(jīng)跟張**達(dá)成合作，因?yàn)槲业目蛻艉芏啵赡茉谶_(dá)成合作后，會遺忘繼續(xù)跟蹤張**，通過回顧，我可以回想起曾經(jīng)談過這么一個(gè)客戶，看看它的合作情況最近如何了。那么如何才能適時(shí)的回顧起張**客戶呢？
我想了一些辦法，最后決定采用自己過去忽視的”重要性“參數(shù)。
重要性
選中一個(gè)任務(wù)，按數(shù)字鍵”1“或者”2“、”3“就會將任務(wù)設(shè)為不同的重要性，過去我一直都沒有采用這個(gè)功能，現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)它可以幫我解決很多問題。
很顯然，大部分工作的重要性都是0的，并且需要回顧的任務(wù)，肯定是相對重要的。那么再添加任務(wù)的時(shí)候，我就多按一個(gè)鍵，將項(xiàng)目的第一項(xiàng)任務(wù)”打電話給張**“添加上重要性3。
在搜索框輸入 completedWithin:"3 month of today" and (priority:2 or priority:3) ，然后保存為 Review 這個(gè)列表。
這樣，沒事的時(shí)候可以點(diǎn)開這個(gè)列表，三個(gè)月內(nèi)做過的比較重要的工作一目了然，看看是否有什么需要跟進(jìn)，如果有，那就立刻行動(dòng)吧。