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最近在海內看到一個人的時間管理經驗，我的感覺收獲頗多
http://www.hainei.com/blogs?r=125364&p=2
寫在前面
我盡量不抒情，不說廢話，如果你真的想了解我的方法，也請認真的看。另外，盡管時間管理很有效，但不是萬能的，我的看法和我的實踐僅適合我本人，希望你能夠在實踐中找到適合自己的方法。
為什么需要時間管理？
1、當你覺得時間不夠用時；
2、當你覺得腦子里面很多事時；
3、當你覺得工作太瑣碎，毫無重點時；
使用后的效果：
1、讓自己工作起來很放松，比過去的工作效率提升很多；
2、當一周完成時，不會為寫工作總結而苦惱；
3、老板問你的每件事，你都知道進展；
負作用：
1、有可能讓你有些許焦慮感；
使用中遇到的困難：
難以堅持！但是請相信，任何事情干兩個月就可以成為習慣，堅持一下，養成一個收益終生的習慣吧！
原則：
1、能辦的事情，立刻辦。
如果你現在空閑，老板讓你辦一件事，立刻去辦，不要拖延，越拖事情越多，或者一會就忘了。另外，2分鐘可以完成的事情，立刻完成，不需要時間管理！如果他屬于一個重要項目的一部分，你希望事后可以跟蹤，你可以順手寫在電腦邊的筆記本上。
2、不要相信自己的大腦。
不要高估自己，大腦最不可靠，回憶一下你曾經忘了多少事情吧？把那些在2分鐘內無法完成的事情，立刻記下來（記錄的地點取決你的習慣，我后面會介紹我的具體實踐工具）。
3、聚焦。
不要三心二意，不要對自己說，我看一篇新聞，然后處理一封郵件，這樣工作沒有壓力。錯！！！，一個時間段內完全聚焦于當前的事情，盡可能的關掉MSN和 QQ，如果可能的話，可以買一個小的定時器，強迫自己養成在限定時間內完成的習慣。一旦你習慣了這種完全聚焦的做事狀態，你的工作效率會極大提高，你也會有更多的時間看你的新聞和小說。
我對時間管理的定義就是在有限的時間內將事處理好。
我把事分為兩類：事件和事情。
事件有明確的時間。比如2點的會議，中午12點要和客戶吃飯。
事情很好理解，就是一件件的事，通常沒有明確的時間要求。比如你要去商店買東西，這個事情你可以周日去，可以在周日的任何時間去。
事是怎么產生的？
1、自身大腦。比如我們覺得周日要去買衣服，我希望在周日約某人吃飯。
2、郵件。這是上班族最多的信息來源。
3、電話和口頭。這種事情最容易忘記，因為它來自外界，而且不象郵件那樣有跡可循，常常是當時如果不行動或記錄，很快就會拋到腦后。
我對事件的管理
1、如果我在網上：我看到了學校這周的課程表，我把自己需要上的課和時間立刻錄入google calendar；如果有客戶約我吃飯，我立刻將時間和對象錄入google calendar。
2、如果我不在網上：朋友電話告訴我，周末早上7點去爬山吧，如果我去，我立刻將"07:00 香山"錄入我的nokia e71的日歷中。
3、我利用goosync，將手機上的日歷和網上的日歷進行同步，具體步驟請看我的"統一你的行事歷"。
因為手機我隨時隨地攜帶，即將發生的事件總是顯示在屏幕上，還會提前用鬧鐘提醒我，這樣約會、開會和吃飯我就不會忘記和遲到；每個月15日報銷的時候，我打開google calendar，這樣每張出租車票和餐費發票是怎么來的，我一目了然。
下面我介紹我對事情的處理方法，首先先介紹我使用過的工具和我的看法。
我的時間管理工具之筆記本
優點：可以隨時攜帶，方便記錄。我曾經將每個事情都用黑色筆記錄在筆記本上，完成一個用紅色的筆劃掉一個，這是我剛開始實踐時間管理的方法，也算提高了我的時間管理能力。
缺點：不利于檢索，不利于排序、組織等。當我回顧某個客戶的時候，要翻半天筆記本，非常不方便。
我的時間管理工具之軟件（outlook等）
優點：利于檢索，方便組織管理，功能強大。尤其是outlook，我們可以很方便的在郵件后加注標志，提醒自己處理。對于工作主要以處理郵件的人來說，outlook是一個非常好的時間管理工具。
缺點：不能隨身攜帶。如果不在電腦前的時候，老板交代一件事，怎么把它記錄下來呢？ chandler這個軟件試圖通過網絡hub的概念來解決，我期待它的表現。outlook還有一個微軟的通病：龐大臃腫。
我的時間管理工具之即時貼
優點：醒目；缺點：瑣碎！
所以只有特別重要的事情，我用即時貼來加深印象，但決不能用它來管理事件，否則你會陷入即時貼的海洋。
那么每個人都可以猜到我現在用的事件管理工具了，沒錯，就是網絡！下一篇來介紹我如何用網絡工具來進行時間管理。
為什么選擇網絡作為時間管理工具？
1、網絡是隨時隨地的。我工作日有8個小時坐在電腦前，回家后也有電腦，其它時間手機也可以讓我隨時上網，網絡無時無刻不在我周圍。
2、網絡是穩定、可靠的。我不用擔心它被病毒感染，不用在每次重裝操作系統的時候備份他。
3、網絡是開放的。我可以通過任何終端接入網絡，任何終端的數據也可以方便的錄入網絡。
通過比較選擇，我采用"remember the milk"（rtw）這個網站來作為我的時間管理工具，下面是我利用rtw來進行時間管理的經驗。
第一步：判斷
我在第一篇文章提示過，2分鐘以內的事情立刻辦，不用時間管理工具，如果你希望記錄下來，可以事后錄入rtw中，讓自己以后方便檢索。如果2分鐘內無法完成，那么就把它當作一個任務（任務＝事情），無論什么任務，全部錄入到你的"收件箱"。
第二步：收集任務
當你在rtw注冊了后，進入任務視圖，你會發現，有一個"收件箱"。還有一些默認的分類，比如"工作"、"生活"和"學習"，我的建議是刪除這些分類，只保留"收件箱"。這么做的原因是：
1、簡單。這也是整個時間管理最重要的因素，只有簡單，才能讓我們能夠堅持下去。將所有的事情都輸入到"收件箱"，不用思考，夠簡單吧。
2、我的事情主要是工作。工作占我時間管理的90%左右，所以還不如將所有分類合并，后面我再告訴你，怎么將生活或者學習的事情區分出來。
3、方便跟郵件結合。rtw分配給每個人一個單獨的郵件地址，當你發郵件給客戶詢問合作意向的時候，順便密件抄送自己的rtw地址，這樣你的"收件箱"就會多出一個任務。
收集任務的具體實例：
1、我在電腦前。老板說你分析一下上周的數據，周二發報告給我。這是一個信息，我無法在2分鐘之內完成，決定周一下午干，我打開"收件箱"，按快捷鍵"t"，輸入"寫上周數據報告"，然后按快捷鍵"d"，輸入"monday"。這樣一個任務就添加完成了。這個數據報告是我每周都要做的，那么我就再按下快捷鍵"s"，輸入"weekly"，這樣每周一我都會有一個"寫上周數據報告"的任務了。
2、我用郵件。數據報告中的源數據是小張提供，我發一封郵件給他，同時密件抄送我的rtw郵件，這樣"收件箱"又多了一個任務。我按d設置時間為"monday 11am"，這樣下周一，我就會看到這個任務，去催小張給我數據。
3、當我在外面。客戶甲說我們同意跟你們合作，周一發一份合同給我吧。我用手機訪問rtw的wap網站，或者直接用手機發一個郵件給"收件箱"，郵件中可以直接標注時間點。
第三步：任務分類
1、將任務分成三種狀態，一是action，可以列在行動列表中。一是waiting，比如我讓小張幫我準備報表，這個活分配給他，等他的答復。還有一種是someday，我想年底去長白山，但還沒有具體的計劃。someday這種任務一定要記下來，否則很多靈感就這樣白白丟失了。
rtw有一種tag的概念，也就是標簽。我將所有waiting的項目加上waiting的標簽，將所有someday的項目加上someday的標簽。大多數任務是可以立刻行動的，我將不加waiting和someday標簽的任務，全部默認為是可以立刻行動的。
2、任何事情如果超過三個任務，就稱為一個項目。比如跟客戶甲接觸，那么我將發送報價、談判合同和后續服務等所有任務都加注“客戶甲”的標簽。rtw的界面右側有一個tag云，你選擇“客戶甲”就可以看到所有任務了。
還有一種觀念是，新建一個列表，將所有屬于這個項目的任務移到這個列表，當這個任務完成的時候，可以在設置里面將這個列表存檔。因為我的工作比較瑣碎，不適合這種，所以就不單獨介紹，有興趣的朋友可以自己實踐一下。
3、在指定的地點做指定的事情。rtw的每個任務有一個“地點”的參數，你可以輸入這個任務發生的地點，比如“公司”，“家庭”等，當你在公司的時候就專注于發生在公司的事情，而不要去想著家庭的事情。前面我也提到過，我的時間管理主要用于工作，所以90%都在公司發生，我用了一段時間這個功能，后來覺得不太實用就放棄了。
注意：
1、action和waiting的任務，必須加一個完成的時間點。
2、盡量將你的任務描述詳細，我的任務基本都跟客戶相關，所以一般我按快捷健加標簽“waiting, 客戶名稱”，這樣以后查看某個客戶相關的任務非常方便，也算是一個小小的客戶管理系統了。
管理任務
1、在頁面的搜索框中輸入not tag:waiting and not tag:someday AND NOT dueAfter:"2 weeks from today"。搜索的結果是那些需要在2周內行動的任務，然后保存為“Do it！”標簽。為什么要設為2周內呢，是為了讓我們更好的聚焦當前的任務。如果你擅長給任務分配重要性，你可以再加上重要性的參數，這樣就更加聚焦到重要的事情。
另外一個小技巧是，在收件箱內建立“--Born to win!”這樣的激勵你的語言，設定時間為Today，重要性設為1，然后每天重復。這樣在Do it的列表中，這樣的名言就會排在最前面，每天打開列表這句話都會激勵你，心里重復一遍后就點擊“完成”按鈕。
2、在頁面的搜索框中輸入tag:waiting，存為Waiting。因為waiting的事件不是很多，所以我沒有設定事件限制。
3、在頁面的搜索框輸入 tag:someday，存為Someday。每天需要關注的是Do it！和Waiting兩個列表，Someday可以一周關注一次，如果可以執行，就去掉Someday的標簽，加上任務詳細信息，這個任務就到Do it！列表中去了。
執行任務
前期我們把事情分類和整理清楚，接下來就是行動了，面對一個有條理的列表，我們一定要提醒自己“聚焦”，一件件的把事情完成，千萬不要想一下執行幾個任務，下面是我的執行步驟：
1、每天打開rtw后，將目光聚焦到Do it！列表，一件件的事情去執行。
2、執行完后，可以催促別人完成waiting列表中的任務。
3、在無事可做的時候可以提前完成其它任務。
回顧任務
相信每個人都有寫工作總結的時候吧，有了良好的時間管理習慣，工作總結寫起來會很輕松。
1、在搜索框內輸入completedWithin:"2 week of today"，然后保存為Bi－weekly report，兩周內完成的所有任務就會列出來，這樣寫工作總結的時候就輕松多了吧？
2、然后去我的Google calendar去回顧一周發生的事件，需要的話，補充到我的工作總結中。
3、然后打開我的Outlook收件箱，看看那些被我在2分鐘內答復的郵件，如果需要的話也補充到工作總結中。
寫在最后
1、我對時間管理也是在不斷的摸索，現在做的也不夠好，如果有寫的不好的地方，希望得到指正，也希望得到別人的經驗；
2、與人玫瑰，手留余香。通過分享，我得到了提高，如果誰對時間管理有興趣，希望能夠多多交流。
前幾天買了David allen的原版《Getting things done》，只看了其中介紹流程的一張，印證了一下自己一直以來的野路子，有了一些收獲。另外再加上這段時間的實踐，再分享一些經驗給大家。
聚焦和立刻行動
如果沒有這兩個詞，GTD無從談起，在處理事情的時候，一定要不斷提醒Focus和Do it now。
收集信息
之前也講過收集信息，David書中提到了一點我覺得也很有用：盡可能的減少inbox。也就是說盡可能的讓信息匯聚到一個“盒子”里面，而不是分散在多個，那樣容易混亂。我目前的inbox有兩個，一個是RTW，一個是Outlook。Outlook只是一個次要的“盒子”，能處理的盡快處理，不能盡快處理的，或者需要等待別人完成的，或者重大事項立刻轉移到RTW中。那么我再回顧一下我自己處理郵件的流程：
1、每天早上打開Outlook，一封封查看郵件，需要回復和處理的，在后面加上后續標志；
2、查看帶有后續標志的郵件，需要回復的立刻回復，需要其他人處理的或者重要的，在轉發或者回復的時候，同時抄送RTW收件箱；
3、然后，將后續標志去掉，讓outlook保持清爽，讓自己聚焦在RTW的inbox中。
整理inbox
經過一段時間的時間，我發現RTW的收件箱過于龐大，所有信息都在里面，這樣固然有好處，但是對于整理任務也是一個挑戰，尤其是剛剛用郵件轉發過去的任務，還需要找出來，然后再加上日期和標簽。于是我自己又新建了一個列表：
due:never not tag:someday not tag:waiting priority:none
針對的就是那些剛剛添加進收件箱的任務，保存為“X-BOX”，每天需要在這個小“盒子”里面查看一下那些未整理的任務，這樣就再也不用去看那個龐大的收件箱了。
又經過一個月的時間管理實踐，我的時間管理方法遇到了新的問題，也總結了一些解決的辦法，寫出來與朋友分享。
下一步？
一個任務在錄入時間管理系統后，往往由很多步驟組成，拿一個工作實例來舉例-“談判新客戶”：
在inbox中輸入“打電話給張**”，設定結束日期，并且在結束日期前給張打了電話；
在這個步驟后容易出現問題，就是表面上看“打電話給張**”這個任務已經結束了，但實際上后續工作還有很多，如果不及時添加下一步動作，那么可能就會讓項目產生斷點。所以，在完成任務后，一定要提醒自己，是否有下一步行動，如果有，請及時添加！
回顧
我之前僅僅將回顧當作一個不重要的步驟，經過最近的實踐才發現，回顧實在是時間管理不可缺少的一環。
還是第一個場景，在給張**打過電話后，如果忘記了添加下一步任務，通過回顧，可以很快的彌補自己的遺漏；
假設第一個場景完全結束，已經跟張**達成合作，因為我的客戶很多，可能在達成合作后，會遺忘繼續跟蹤張**，通過回顧，我可以回想起曾經談過這么一個客戶，看看它的合作情況最近如何了。那么如何才能適時的回顧起張**客戶呢？
我想了一些辦法，最后決定采用自己過去忽視的”重要性“參數。
重要性
選中一個任務，按數字鍵”1“或者”2“、”3“就會將任務設為不同的重要性，過去我一直都沒有采用這個功能，現在發現它可以幫我解決很多問題。
很顯然，大部分工作的重要性都是0的，并且需要回顧的任務，肯定是相對重要的。那么再添加任務的時候，我就多按一個鍵，將項目的第一項任務”打電話給張**“添加上重要性3。
在搜索框輸入 completedWithin:"3 month of today" and (priority:2 or priority:3) ，然后保存為 Review 這個列表。
這樣，沒事的時候可以點開這個列表，三個月內做過的比較重要的工作一目了然，看看是否有什么需要跟進，如果有，那就立刻行動吧。