WORD 7.0文檔模板的奧秘
董占山
（中國農科院棉花所，河南安陽，455112）
用WORD編排文檔時，我們時時刻刻都在使用模板，或許您還不知道，或許您已知道，但對模板抱有神秘感，不知道怎么使用它，更不用說如何修改和創建符合自己需要的模板了。為了幫助WORD用戶破除對WORD文檔模板的神秘感，本文從模板的基本概念講起，較為詳細地闡述了WORD模板的用途及使用方法，最后給出了修改和創建WORD模板的具體方法。當您讀完本文后，就會恍然大悟，原來文檔模板也是一種WORD文檔，只是比普通的文檔多了一個內容罷了。
1.模板的概念
模板是一類特殊的文檔，它可以提供完成最終文檔所需要的基本工具，一般包含以下內容：
- 同類文檔中都相同的文本：每篇文檔中都需要的文字和圖形，比如頁眉和頁腳；用于插入日期、時間、文件名和文檔標題等信息的域；固定的圖文標識；公司徽標等；
- 頁面格式：用“文件”菜單的“頁面設置”命令設置的頁邊距和其它頁面選項；
- 樣式：它們是格式化文檔所必須的工具；
- 自動圖文集詞條：以自動圖文集詞條形式保存的文字或圖形，以便快速地向文檔添加相同的文本和圖形；
- 宏命令；
- 占位文字：其實是一個域，單擊它可以選定域，然后輸入對應的內容，以便快速地套用文檔模板的排版格式；
- 自定義菜單項、快捷鍵、工具欄。
模式是為了加速文檔的編撰過程而建立的，您可以使用WORD提供的模板來創建新文檔，以模板提供的文本、圖形和格式為藍圖，快速地編寫文檔，以節省時間和精力。Word提供了許多常見文檔類型的模板，如備忘錄、報告、傳真、商務信件、簡歷等。您可以直接利用這些模板，也可以對它們加以修改，或創建符合自己要求的模板。在創建文檔時，如果您不選用其它模板，WORD默認使用默認模板。
1.1模板的種類
模板分為普通模板和特殊模板兩類。特殊模板包括向導和默認模板兩種，除此之外的模板都是普通模板。普通模板中有一種較為特殊的模板叫共用模板，它不是因為具有什么特別的屬性，而是由于對它進行了特殊的處理，使其具有特殊的使用屬性。默認模板和共用模板又統稱為通用模板。向導在本章稍后的部分講解，我們先來學習默認模板和普通模板的一個內容。
1.1.1默認模板
在“Template”文件夾或者“用戶模板”文件夾下有一個Normal.dot的模板，就是默認模板，它適用于創建任何類型的文檔。Word啟動時或者單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕創建的新文檔，都是基于默認模板的空白文檔。
在您用Word工作期間，默認狀態下Word將您創建的自動圖文集詞條、宏、工具欄、自定義菜單設置和快捷鍵都保存在它上面。請您記住：保存在“Normal”模板中的所有自定義項對任何文檔都是有效的。
如果Word在Word程序文件夾（如Winword）或模板文件夾（如Template）中都未找到“Normal.dot”模板，它就會創建一個帶有標準Word文檔格式、常用菜單、工具欄和快捷鍵設置的新“Normal.dot”模板。如果您修改了默認模板，但是現在您想撤銷修改，可以將上述文件夾下的Normal.dot刪除或改名，讓Word給您創建一個新的標準默認模板。
值得注意的是：如果將默認模板刪除，那么保存在它上面的所有用戶自定義內容，比如工具欄、快捷鍵、宏、樣式、自動圖文集詞條等將統統被刪除。較好的辦法是：先將原來的Normal.dot改個名字，再生成一個新的Normal.dot，如果發現丟失了什么東西，再打開被改名的默認模板，從中查找需要的內容，并將它們復制到新創建的默認模板上。
1.1.2共用模板
在編排文檔時，您只能使用該文檔所套用的模板（即活動模板）和默認模板中的自動圖文集詞條、宏、自定義工具欄、菜單設置和快捷鍵。如果想使用其它模板上的一些項目，可將這個模板安裝為共用模板。共用模板是指除默認模板、活動模板之外的，用“文件”菜單中的“模板”命令加載的模板，因此所有的模板都可以成為共用模板。在“Word編程”一章我們講了如何使用Word提供的宏命令，就是將含有這些宏的模板加載為共用模板來實現的。加載共用模板的方法如下：
- 單擊“文件”菜單中的“模板”命令，彈出一個對話窗口；
- 單擊“共用模板及加載項”組框中的〖添加〗按鈕，彈出與打開對話窗口類似的窗口；
- 在模板文件夾下查找需要的模板，選中它；
- 單擊〖確定〗按鈕打開模板作為共用模板；
- 單擊模板對話窗口的〖確定〗按鈕返回。
裝入模板后，保存在其中的項目在本次Word運行期間對任何文檔就有效了，但是，用這種方法裝入的加載項和模板會在關閉Word時自動卸載。下次再啟動Word時，如果還要使用，您還得重復以上的步驟。如果在每次使用Word時，都要將某一模板加載為共用模板，可以將這個模板復制到Word的Startup文件夾中，這樣Word啟動時就會自動加載這個模板了。如果一個共用模板不再需要時，為了提高系統的運行效率，需要卸載共用模板，方法如下：
- 單擊“文件”菜單中的“模板”命令，彈出模板與加載項對話窗口；
- 選定“共用模板及加載項”組框中要卸除的一個模板或加載項；
- 單擊〖刪除〗按鈕將模板或加載項從列表框中刪除；若要卸載一個模板或加載項，但仍將其留在列表框中，可清除該項前的復選框。
- 單擊〖確定〗按鈕返回。
1.1.3Word提供的模板
Word 7.0提供了許多模板，如果您能夠正確使用它們可以節省編排文檔的時間。表1列出了Word 7.0提供的各類模板，其中位置指的是模板存放的文件夾名稱。對每種類型的文檔，Word 7.0提供了系列模板，包括專業型、典雅型和現代型。
表1 Word提供的模板分類
| 類別 |
位置 |
內容 |
| 信函 |
Letters |
商務信函 |
| 傳真 |
Letters & Faxes |
傳真 |
| 備忘錄 |
Memos |
備忘錄 |
| 報告 |
Reports |
報告 |
| 新聞出版 |
Publications |
小冊子，通訊錄，手冊，通訊，新聞稿，論文 |
| 其它 |
Other Documents |
會議議程，獎狀，日歷，發票，起訴書，訂單，履歷，每周時間安排 |
Word的模板都存放在Office或Word文件夾下的“Template”子文件夾下，如表1所示的位置。保存在“Template”文件夾或及其子文件夾中的任何文檔(包括DOC文檔)都可以當作模板使用，并且其中的文件都會出現在“文件”菜單的“新建”對話窗口中。
您可以在“Template”文件夾下創建一個新的子文件夾，并將自定義模板保存在這個子文件夾中，那么新文件夾中的模板在“新建”對話窗口中會單獨出現在一張選項卡上。如果要在“常規”選項卡上列出模板，應將它保存到“Template”文件夾下，而非子文件夾。
2.使用模板
使用模板的途徑有：創建新文檔時直接選用、將模板加載為共用模板、為活動文檔套用新的模板。將模板加載為共用模板的方法前面我們已經講過了，下面介紹其余兩種方法。另外，還可以使用“格式”菜單中的“樣式庫”命令，直接套用其它模板上的樣式，注意這種方式引用的僅僅是模板的樣式，而不包括其它項目。
2.1創建新文檔
在Word中，不論您愿意與否，只要創建新文檔都會直接套用模板。您會說我又沒有選用模板，怎么可能呢？其實，單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕，將創建基于默認模板Normal.dot的空文檔；如果單擊“文件”菜單中的“新建”命令，那么會彈出窗口讓您選擇模板，然后創建基于這種模板的新文檔。創建新文檔的步驟如下：
- 單擊“文件”菜單中的“新建”命令，彈出對話窗口，單擊對話窗口中的某一個選項卡標簽，彈出一個“新建”對話窗口；
- 單擊窗口左邊列表框中的一個圖標，在“預覽”框中會顯示該模板的排版效果；
- 單擊〖確定〗按鈕，創建基于選定模板的新文檔。
2.2為活動文檔套用模板
如文檔編排好后，對文檔排版格式不滿意，可以通過修改相應段落的樣式，以改變文檔中的特定段落的編排格式。但是，當要大幅度修改文檔格式時，可以試著更改當前活動模板，從模板庫中選擇一個更加合適的模板，以便快速更改文檔的編排格式。方法如下：
- 單擊“文件”菜單中的“模板”命令，彈出“模板與加載項”對話窗口；
- 單擊“文檔模板”組框中的〖選用〗按鈕，彈出類似于打開文檔的選用模板對話窗口；
- 選中一個合適的模板，單擊〖打開〗按鈕，選中的模板會顯示在模板和加載項對話窗口的“文檔模板”編輯框中；
- 選中“自動更新文檔樣式”復選框；
- 單擊〖確定〗按鈕返回。
當返回編輯狀態后，Word將模板中的樣式添加到文檔中，如果文檔和模板中的樣式名稱相同，Word會更新文檔樣式以符合模板樣式，并且自動對文檔內容套用新選模板中的樣式。
2.3套用其它模板中的樣式
如果您想使用其他模板中的樣式來設置文檔格式，但又不想更改文檔所基于的模板，使用“格式”菜單中提供的“樣式庫”命名可以完成這項功能。步驟如下：
- 單擊“格式”菜單中的“樣式庫”命令，彈出“樣式庫”對話窗口；
- 在“模板”列表框中選中合適的模板，這時在右邊的“預覽”框中可以看到文檔套用這種模板中樣式時的實際效果；
- 如果符合您的要求，單擊〖確定〗按鈕返回，這時Word將自動對您的文檔套用選用模板的樣式。
3.修改模板
就象普通的Word文檔可以修改一樣，您可以修改已有的模板。模板被修改之后，您對模板文本、樣式、節格式所做的修改對以前基于該模板創建的文檔沒有影響；然而，您在模板中創建或修改的自動圖文集詞條、宏、工具欄、菜單和快捷鍵對基于這個模板上的所有文檔（不論是以前創建的文檔還是剛創建的文檔）都有效。修改模板的步驟如下：
- 單擊“文件”菜單中的“打開”命令，或者單擊“常用”工具欄上的“打開”按鈕，彈出打開文件對話窗口；
- 單擊“文件類型”列表框，在彈出的列表框中選中“文檔模板”；
- 在“文件名”編輯框輸入欲修改的模板名；或者在“名稱”列表框中選中欲修改的模板名稱；
- 單擊〖確定〗按鈕，打開模板；
- 象對Word文檔進行修改一樣，您可以對模板中的文字和圖形進行編輯和格式化，設置頁面和文本格式，創建或修改樣式，修改快捷鍵、工具欄或菜單，定義自動圖文集詞條，創建宏命令，或者復制、重命名或刪除模板上的各種項目；
- 修改完畢，單擊“文件”菜單中的“保存”命令，或者單擊“常用”工具欄的“保存”按鈕，保存模板；
- 單擊“文件”菜單中的“關閉”命令，關閉模板。
由此可見修改模板和修改文檔沒有什么兩樣，不同的是，修改文檔主要是修改文檔中的文本和圖形等內容，而修改模板主要是修改模板所包含的樣式、自動圖文集、宏命令、頁面格式、節格式、工具欄、菜單、快捷鍵等內容。要完成樣式、自動圖文集、工具欄或宏命令的修改，您必須使用WORD的“管理器”，這個管理器是專門用來管理上述項目的，可以用它來復制、刪除、重命名這些項目。打開管理器的方法是：
- 單擊“文件”菜單中的“模板”命令，彈出模板與加載項對話窗口；
- 單擊〖管理器〗按鈕即可。
4.創建模板
了解了模板的作用和使用方法后，您可能產生了創建模板的欲望。下面就自己動手創建一個屬于自己的模板，以報答Microsoft公司的偉大杰作──Word 7.0 for Windows 95給我們帶來的輕松和歡樂。
4.1創建基于已有文檔的模板
以現有的文檔文件為模板，可以快捷地創建一個新模板，供以后編輯類似文檔時使用。方法如下：
- 單擊“文件”菜單中的“打開”命令，從文檔列表框中選中所需文檔，單擊〖確定〗按鈕打開它；
- 單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，彈出另存為對話窗口；
- 單擊“保存類型”列表框，在彈出的文件類型列表中選中“文檔模板”；
- 在“文件名”編輯框中輸入新模板的名稱；
- 從“保存位置”列表框中打開MSOffice（或Word）文件夾中的 Template文件夾；
- 單擊〖確定〗按鈕保存模板；
- 刪除模板中不需要的文本和圖形；
- 添加該模板創建的所有新文檔中都需要的文字和圖形；
- 修改頁邊距設置、紙張大小和打印方向、樣式和其它格式；
- 設置頁眉和頁腳的格式；
- 創建、修改、復制模板需要的自動圖文集詞條、宏命令、工具欄、快捷鍵等；
- 單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕；
- 單擊“文件”菜單中的“關閉”命令，完成新模板的創建。
4.2創建基于已有模板的模板
如果系統中已經有類似的模板，執行下面的步驟，可以加快創建模板的進程。
- 單擊“文件”菜單中的“新建”命令，彈出新建對話窗口；
- 選中與欲創建模板類似的模板；
- 選中“新建”組框中的“模板”互斥項；
- 單擊〖確定〗按鈕，創建新模板；
- 單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，彈出另存為對話窗口；
- 以下步驟和“創建基于已有文檔的模板”的第3步以后的相同。
4.3設置模板的預覽功能
如果您留心，可能已經發現在“新建”對話窗口選中一個模板（默認模板NORMAL.DOT除外）后，在窗口的右邊的預覽窗口中顯示出套用該模板的效果。那么，這種模板預覽功能是如何實現的呢？需要完成兩部分工作，步驟如下：
- 打開需要設置預覽功能的模板；
- 單擊“文件”菜單中的“屬性”命令，彈出文檔屬性對話窗口；
- 單擊對話窗口中的“摘要信息”選項卡，切換到摘要信息對話頁；
- 選中“保存預覽圖片”復選框；
- 單擊〖確定〗按鈕返回。
只有選中了“保存預覽圖片”復選框，在新建文檔對話窗口中選中模板時才會有預覽模板的效果，否則是不能預覽的。但是，要看到文檔的實際排版效果，還需要做如下的工作：
- 在模板中輸入欲在預覽時顯示的文字和圖形，并用樣式格式化它們；
- 全部選定它們；
- 單擊“編輯”菜單中“自動圖文集”命令，彈出自動圖文集對話窗口；
- 單擊“自動圖文集詞條的有效范圍”列表框，在列表框中選中正在編輯的模板，而不是“Normal.dot”；
- 在“名稱”編輯框中輸入“Gallery Example”；
- 單擊〖新增〗按鈕創建名稱為“Gallery Example”的自動圖文集詞條；
- 單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕刪除這些內容。
這樣在以后打開“新建”對話窗口并選中該模板時，就會在“預覽”框中看到自動圖文集詞條“Gallery Example”所包含的內容了，也就是模板具有了預覽功能。
5.小結
本文對WORD 7.0的模板進行了簡明扼要的概括，使不熟悉模板的讀者了解模板，使對模板有所了解的讀者透徹地掌握WORD模板的方方面面，以充分地使用WORD模板，來加快WORD文檔的編撰效率。
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<<<該頁最后修改日期: 03/29/2003 01:52:43>>>
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