您在同事發來的電子郵件中收到一篇Word文檔。您可以基于它來制作所需的文檔，于是您用新名稱保存了它并根據您的需要進行修改。您從來沒有注意到同事在原始文檔中留下了批注，因為在您的副本中看不到它們。
現在您準備將文檔傳遞給客戶，但是您要發送給他們的是您的文檔版本，而不是原始文檔、同事的批注和您的更新的大雜燴。
或者，您使用了 Microsoft Office Word 2007 中的修訂功能跟蹤您對自己的求職信所做的更改。現在您要將求職信發送給招聘方，招聘方看到的應該是您編輯的結果，而不是您進行編輯的思考過程。
在上述任一情況下，當接到Word文檔的人抱怨您的文檔難于閱讀，到處都是刪除線、下劃線和側邊批注框時，您感到很震驚。例如，在您的求職信的一段中，有三個不同的地方帶有刪除線 - 而您這一次要強調的技能卻是用帶下劃線的文本顯示的。您可能得不到這份工作了。
這些文本在您發送文檔的時候并不在其中。Word 怎么會找到并顯示這些內容呢?要使 Word 的表現如您所愿，應該怎么做?
了解修訂功能
您可能正在 Word 中使用修訂或批注功能，而自己卻沒有意識到這一點。通常，在 Word 跟蹤更改時，它會在邊距中的批注框中顯示刪除內容，而將插入內容顯示為帶下劃線的文本。刪除內容以及批注(或“注釋”)也可以顯示為內嵌。
有多種方法可以隱藏修訂或批注 - 然而，在修訂功能打開時所做的所有修訂以及插入的所有批注，將一直是文檔的一部分，直到它們被接受或拒絕(對于批注來說是刪除)。
注釋 隱藏修訂不會從文檔中刪除現有的修訂或批注。隱藏修訂使您能夠輕松查看文檔，而免受刪除線、下劃線和批注框的干擾。
如何檢查文檔是否有修訂和批注?
Office Word 2007 提供了一項稱為“文檔檢查器”的功能，該功能用于檢查文檔中是否有修訂、批注、隱藏文字和其他個人信息。要檢查文檔，請執行下列操作：
1、打開要檢查是否有修訂和批注的文檔。
2、單擊“Microsoft Office 按鈕”
，指向“準備”，然后單擊“檢查文檔”。
3、在“文檔檢查器”對話框中，單擊“檢查”。
4、審閱檢查結果。如果文檔檢查器找到了批注和修訂，將提示您單擊“批注、修訂、版本和注釋”旁的“全部刪除”。
5、單擊“重新檢查”或“關閉”。
如何除去修訂和批注?
要除去修訂和批注，您需要接受或拒絕修訂，以及刪除批注。方法如下：
1、在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標記”旁邊的箭頭。
2、確保下列每個復選框旁邊都顯示復選標記：
·批注
·墨跡注釋
·插入和刪除
·格式
·審閱者(指向“審閱者”，然后確保選中了“所有審閱者”。)
如果某復選框旁邊未出現復選標記，請單擊該項以選中它。
3、在“審閱”選項卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。
4、請執行下列操作之一：
·在“修訂”組中，單擊“接受”。
·在“修訂”組中，單擊“拒絕”。
·在“批注”組中，單擊“刪除”。
5、重復步驟 3 和 4，直到接受或拒絕了文檔中的所有修訂并刪除了所有批注。
注釋
·如果您知道要接受所有修訂，則單擊“接受”，然后單擊“接受對文檔的所有修訂”。
·如果您知道要拒絕所有修訂，則單擊“拒絕”，然后單擊“拒絕對文檔的所有修訂”。
·若要除去所有批注，您必須刪除它們。在“批注”組中，單擊“刪除”旁邊的箭頭，然后單擊“刪除文檔中的所有批注”。
這些修訂和批注怎么會在那里的?
您可能以為已經除去了批注或修訂，或者您可能從其他人那里收到文檔卻沒有意識到它包含批注或修訂。Word 怎么會在您不知道的情況下存儲這些項目呢?
您或發送文檔的人可能隱藏了修訂或批注，以使文檔更易于閱讀。然而，隱藏修訂并不會刪除它們。它們仍保留在文檔中，直到您對其進行處理。根據您的 Word 版本和所用的設置，修訂或批注可能在您或其他人打開文檔時重新出現。
如果您不希望其他人看到修訂和批注，請在與其他人共享文檔前接受或拒絕修訂并刪除批注。
如何查找隱藏的修訂和批注
有幾種方法可以隱藏修訂和批注，這可能導致您以為文檔中沒有這些內容。例如：
·“顯示以供審閱”框 在“審閱”選項卡的“修訂”組中，“顯示以供審閱”框顯示您所處的查看模式。它還提供用于查看文檔的其他選項。如果您單擊“最終狀態”或“原始狀態”，修訂和批注會隱藏。若要顯示它們，請選擇“顯示標記的最終狀態”或“顯示標記的原始狀態”。
·顯示標記 在“審閱”選項卡的“修訂”組中，您可以使用“顯示標記”列表隱藏批注和修訂。在“顯示標記”下具有復選標記的項目會顯示;沒有復選標記的項目會隱藏。若要顯示某個項目，例如“插入和刪除”，請在“顯示標記”菜單上單擊它。
為什么 Microsoft Office Word 默認顯示修訂和批注
為了防止您不經意地分發包含修訂和批注的文檔，在默認情況下，Word 顯示修訂和批注。“顯示標記的最終狀態”是“顯示以供審閱”框中的默認選項。
我可以兩方面兼顧嗎?
如果您希望保留文檔中的修訂或批注，同時又希望共享文檔而不讓他人看到修訂和批注，最好的解決辦法就是保留文檔的不同副本：一份公用副本用于分發，一份專用副本用于自己使用。在文檔的公用版本中，按本文所述接受或拒絕所有修訂并刪除所有批注。在文檔的專用版本中，可以在原地保留修訂和批注。