您在同事發(fā)來的電子郵件中收到一篇Word文檔。您可以基于它來制作所需的文檔，于是您用新名稱保存了它并根據(jù)您的需要進(jìn)行修改。您從來沒有注意到同事在原始文檔中留下了批注，因?yàn)樵谀母北局锌床坏剿鼈儭?/clk>
現(xiàn)在您準(zhǔn)備將文檔傳遞給客戶，但是您要發(fā)送給他們的是您的文檔版本，而不是原始文檔、同事的批注和您的更新的大雜燴。
或者，您使用了 Microsoft Office Word 2007 中的修訂功能跟蹤您對(duì)自己的求職信所做的更改。現(xiàn)在您要將求職信發(fā)送給招聘方，招聘方看到的應(yīng)該是您編輯的結(jié)果，而不是您進(jìn)行編輯的思考過程。
在上述任一情況下，當(dāng)接到Word文檔的人抱怨您的文檔難于閱讀，到處都是刪除線、下劃線和側(cè)邊批注框時(shí)，您感到很震驚。例如，在您的求職信的一段中，有三個(gè)不同的地方帶有刪除線 - 而您這一次要強(qiáng)調(diào)的技能卻是用帶下劃線的文本顯示的。您可能得不到這份工作了。
這些文本在您發(fā)送文檔的時(shí)候并不在其中。Word 怎么會(huì)找到并顯示這些內(nèi)容呢?要使 Word 的表現(xiàn)如您所愿，應(yīng)該怎么做?
了解修訂功能
您可能正在 Word 中使用修訂或批注功能，而自己卻沒有意識(shí)到這一點(diǎn)。通常，在 Word 跟蹤更改時(shí)，它會(huì)在邊距中的批注框中顯示刪除內(nèi)容，而將插入內(nèi)容顯示為帶下劃線的文本。刪除內(nèi)容以及批注(或“注釋”)也可以顯示為內(nèi)嵌。
有多種方法可以隱藏修訂或批注 - 然而，在修訂功能打開時(shí)所做的所有修訂以及插入的所有批注，將一直是文檔的一部分，直到它們被接受或拒絕(對(duì)于批注來說是刪除)。
注釋 隱藏修訂不會(huì)從文檔中刪除現(xiàn)有的修訂或批注。隱藏修訂使您能夠輕松查看文檔，而免受刪除線、下劃線和批注框的干擾。
如何檢查文檔是否有修訂和批注?
Office Word 2007 提供了一項(xiàng)稱為“文檔檢查器”的功能，該功能用于檢查文檔中是否有修訂、批注、隱藏文字和其他個(gè)人信息。要檢查文檔，請(qǐng)執(zhí)行下列操作：
1、打開要檢查是否有修訂和批注的文檔。
2、單擊“Microsoft Office 按鈕”
，指向“準(zhǔn)備”，然后單擊“檢查文檔”。
3、在“文檔檢查器”對(duì)話框中，單擊“檢查”。
4、審閱檢查結(jié)果。如果文檔檢查器找到了批注和修訂，將提示您單擊“批注、修訂、版本和注釋”旁的“全部刪除”。
5、單擊“重新檢查”或“關(guān)閉”。
如何除去修訂和批注?
要除去修訂和批注，您需要接受或拒絕修訂，以及刪除批注。方法如下：
1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標(biāo)記”旁邊的箭頭。
2、確保下列每個(gè)復(fù)選框旁邊都顯示復(fù)選標(biāo)記：
·批注
·墨跡注釋
·插入和刪除
·格式
·審閱者(指向“審閱者”，然后確保選中了“所有審閱者”。)
如果某復(fù)選框旁邊未出現(xiàn)復(fù)選標(biāo)記，請(qǐng)單擊該項(xiàng)以選中它。
3、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。
4、請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一：
·在“修訂”組中，單擊“接受”。
·在“修訂”組中，單擊“拒絕”。
·在“批注”組中，單擊“刪除”。
5、重復(fù)步驟 3 和 4，直到接受或拒絕了文檔中的所有修訂并刪除了所有批注。
注釋
·如果您知道要接受所有修訂，則單擊“接受”，然后單擊“接受對(duì)文檔的所有修訂”。
·如果您知道要拒絕所有修訂，則單擊“拒絕”，然后單擊“拒絕對(duì)文檔的所有修訂”。
·若要除去所有批注，您必須刪除它們。在“批注”組中，單擊“刪除”旁邊的箭頭，然后單擊“刪除文檔中的所有批注”。
這些修訂和批注怎么會(huì)在那里的?
您可能以為已經(jīng)除去了批注或修訂，或者您可能從其他人那里收到文檔卻沒有意識(shí)到它包含批注或修訂。Word 怎么會(huì)在您不知道的情況下存儲(chǔ)這些項(xiàng)目呢?
您或發(fā)送文檔的人可能隱藏了修訂或批注，以使文檔更易于閱讀。然而，隱藏修訂并不會(huì)刪除它們。它們?nèi)员Ａ粼谖臋n中，直到您對(duì)其進(jìn)行處理。根據(jù)您的 Word 版本和所用的設(shè)置，修訂或批注可能在您或其他人打開文檔時(shí)重新出現(xiàn)。
如果您不希望其他人看到修訂和批注，請(qǐng)?jiān)谂c其他人共享文檔前接受或拒絕修訂并刪除批注。
如何查找隱藏的修訂和批注
有幾種方法可以隱藏修訂和批注，這可能導(dǎo)致您以為文檔中沒有這些內(nèi)容。例如：
·“顯示以供審閱”框 在“審閱”選項(xiàng)卡的“修訂”組中，“顯示以供審閱”框顯示您所處的查看模式。它還提供用于查看文檔的其他選項(xiàng)。如果您單擊“最終狀態(tài)”或“原始狀態(tài)”，修訂和批注會(huì)隱藏。若要顯示它們，請(qǐng)選擇“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”或“顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)”。
·顯示標(biāo)記 在“審閱”選項(xiàng)卡的“修訂”組中，您可以使用“顯示標(biāo)記”列表隱藏批注和修訂。在“顯示標(biāo)記”下具有復(fù)選標(biāo)記的項(xiàng)目會(huì)顯示;沒有復(fù)選標(biāo)記的項(xiàng)目會(huì)隱藏。若要顯示某個(gè)項(xiàng)目，例如“插入和刪除”，請(qǐng)?jiān)?#8220;顯示標(biāo)記”菜單上單擊它。
為什么 Microsoft Office Word 默認(rèn)顯示修訂和批注
為了防止您不經(jīng)意地分發(fā)包含修訂和批注的文檔，在默認(rèn)情況下，Word 顯示修訂和批注。“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”是“顯示以供審閱”框中的默認(rèn)選項(xiàng)。
我可以兩方面兼顧嗎?
如果您希望保留文檔中的修訂或批注，同時(shí)又希望共享文檔而不讓他人看到修訂和批注，最好的解決辦法就是保留文檔的不同副本：一份公用副本用于分發(fā)，一份專用副本用于自己使用。在文檔的公用版本中，按本文所述接受或拒絕所有修訂并刪除所有批注。在文檔的專用版本中，可以在原地保留修訂和批注。