這些文本在您發送文檔的時候并不在其中。Word 怎么會找到并顯示這些內容的呢？要使 Word 的表現如您所愿，應該怎么做？

理解修訂功能
可能您已經在 Word 中使用修訂或批注功能，卻沒有意識到。通常在 Word 跟蹤更改時，它會用刪除線格式顯示刪除內容，而將插入內容顯示為帶下劃線的文本。刪除內容與插入內容—?以及批注（或“注釋”）—?都可顯示在頁邊上的批注框中。

有各種方法可以隱藏修改或批注—?但使用修訂功能所作的修改會一直打開，而所有插入的批注也一直是文檔的一部分，直到它們被接受或拒絕（對于批注來說是刪除）為止。

注釋 關閉修訂功能并不會從文檔刪除修訂標記或批注。關閉修訂會使您能修改文檔而不存儲插入內容與刪除內容，以及將其顯示為帶刪除線、下劃線或批注框。

我該如何除去修訂？
要除去修訂和批注，您需要接受或拒絕更改，以及刪除批注。這里就是方法：

在“視圖”菜單上，指向“工具欄”，然后單擊“審閱”。
在“審閱”工具欄上，單擊“顯示”，然后確保下列每個項目旁邊都出現對勾：
批注

墨跡注釋（僅 Word 2003 有）

插入和刪除

正在格式化

審閱者（指向“審閱者”，然后確保選中了“所有審閱者”。）

如果有項目旁邊未出現對勾，則單擊該項目以選擇它。

在“審閱”工具欄上，單擊“后一處修訂或批注”從一處修訂或批注前進到下一處。
在“審閱”工具欄上，對每處修訂或批注單擊“接受修訂”或“拒絕修訂/刪除批注”。
重復步驟 3 和 4，直至接受或拒絕文檔中所有修改并刪除所有批注。
注釋 如果您知道要接受所有更改，則單擊“接受修訂”旁邊的箭頭，然后單擊“接受對文檔所做的所有修訂”。如果您知道要拒絕所有更改，則單擊“拒絕修訂/刪除批注”旁邊的箭頭，然后單擊“拒絕對文檔所做的所有修訂”。要除去所有批注，您必須刪除它們。單擊“拒絕修訂/刪除批注”旁邊的箭頭，然后單擊“刪除文檔中的所有批注”。

這些修訂和批注怎么會在那里的？
您可能以為已經除去了批注或修訂，或者您可能從別人那里收到文檔卻沒有意識到它包含批注或修訂。Word 怎么會在您不知道的情況下存儲了這些項目呢？

您或發送文檔的人可能隱藏了修訂或批注。但是隱藏它們并不等于刪除它們，它們還留在文檔中。根據您的 Word 版本和所用的設置，修訂或批注可能在您或別人打開文檔時出現。

如果您不希望別人看到修訂或批注，請在與他人共享文檔前接受或拒絕修訂并刪除批注。無論您使用什么版本的 Word 都應該這樣，因為任何打開文檔的人都可以很容易地顯示現有修訂或批注。

注釋 如果您使用 Word 2003，則不太可能無意地分發包含修訂標記和批注的文檔，因為 Word 2003 默認情況下是顯示修訂與批注的。

在哪里可以隱藏修訂與批注
有幾種方法可以隱藏修訂標記與批注，并可能導致您以為它們不在文檔中。

注釋 要顯示“審閱”工具欄，指向“視圖”菜單上的“工具欄”，然后單擊“審閱”。

“顯示以審閱”框 在“審閱”工具欄上，“顯示以審閱”框為審閱文檔提供了四個選項。如果您選擇“最終狀態”或“原始狀態”，修訂標記和批注會隱藏。要顯示修訂標記，請選擇“顯示標記的最終狀態”或“顯示標記的原始狀態”。

“顯示”菜單 您可以通過在“審閱”工具欄上的“顯示”菜單上關閉批注和修訂來隱藏它們。在“顯示”菜單上標有對勾的項目會顯示，沒有對勾的項目會隱藏。要顯示如“插入和刪除”之類的項目，請在“顯示”菜單上選擇它。

隱藏標記的選項 在 Word 2003 中，“打開或保存時標記可見”選項可能關閉了。要打開該選項，單擊“選項”（“工具”菜單），然后在“安全性”選項卡上，選擇“打開或保存時標記可見”復選框。

為什么 Word 2003 默認情況下會顯示修訂和批注
為了防止您在沒有意識到文檔中有修訂標記和批注的情況下分發包含它們的文檔，Word 2003 在默認情況下會顯示修訂標記和批注。Word 2003 實現了一個新選項“打開或保存時標記可見”，它在默認情況下是打開的。

我可以兩方面兼顧嗎？
如果您希望保留文檔中的修訂標記或批注，同時又希望共享文檔而不讓別人看見修訂和批注，最好的解決辦法就是保留文檔的獨立副本：一份用于分發，一份供自用。在文檔的公用版本中，按本文所述接受或拒絕所有修訂標記并刪除所有批注。在文檔的專用版本中，可以保留修訂與批注。