目錄通常是長文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容，如何查找內(nèi)容等。Word提供了自動生成目錄的功能，使目錄的制作變得非常簡便，而且在文檔發(fā)生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應(yīng)文檔的變化。
一、創(chuàng)建標(biāo)題目錄
Word一般是利用標(biāo)題或者大綱級別來創(chuàng)建目錄的，這對那些用WORD寫書，寫論文的朋友很有幫助。因此，在創(chuàng)建目錄之前，應(yīng)確保希望出現(xiàn)在目錄中的標(biāo)題應(yīng)用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式（標(biāo)題1到標(biāo)題9）。也可以應(yīng)用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。如果文檔的結(jié)構(gòu)性能比較好，創(chuàng)建出合格的目錄就會變得非?？焖俸啽?。
優(yōu)點(diǎn)：用WORD根據(jù)文章的章節(jié)自動生成目錄不但快捷，而且閱讀查找內(nèi)容時也很方便，只是按住Ctrl點(diǎn)擊目錄中的某一章節(jié)就會直接跳轉(zhuǎn)到該頁，更重要的是便于今后修改，因?yàn)閷懲甑奈恼码y免多次修改，增加或刪減內(nèi)容。倘若用手工給目錄標(biāo)頁，中間內(nèi)容一改，后面頁碼全要改是一件很讓人頭痛的事情。應(yīng)該自動生成的目錄，你可以任意修改文章內(nèi)容，最后更新一下目錄就會重新把目錄對應(yīng)到相應(yīng)的頁碼上去。
步驟：（以下內(nèi)容在WORD2003中操作，其它版本W(wǎng)ORD略有差別，但大同小異。）
1．在[格式]中選[樣式與格式]
2．出現(xiàn)右邊的一條“樣式格式”欄，這里面主要就是用到標(biāo)題1，標(biāo)題2，標(biāo)題3。把標(biāo)題1，標(biāo)題2，標(biāo)題3分別應(yīng)用到文中各個章節(jié)的標(biāo)題上。例如：文中的“第一章 制冷概論”我們就需要用標(biāo)題1定義。而“1.1制冷技術(shù)的發(fā)展歷史”就用標(biāo)題2定義。如果有1.1.1×××那就用標(biāo)題3來定義。
3．當(dāng)然標(biāo)題1，標(biāo)題2，標(biāo)題3的屬性（如字體大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：右鍵點(diǎn)擊“標(biāo)題1”選“修改”，會彈出修改菜單，您可以根據(jù)自己的要求自行修改。
4．用標(biāo)題1，2，3分別去定義文中的每一章節(jié)。定義時很方便，只要把光標(biāo)點(diǎn)到“第一章 制冷概論”上，然后用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)一下右邊的標(biāo)題1，就定義好了；同樣方法用標(biāo)題2，3定義1.1；1.1.1；依此類推，第二章，第三章也這樣定義，直到全文節(jié)尾。
5．當(dāng)都定義好后，我們就可以生成目錄了。把光標(biāo)移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選[插入]--[引用]--[索引和目錄]
6．選第二個選項(xiàng)卡[目錄]，然后點(diǎn)右下的確定。就OK了。
上圖就是自動生成的目錄
7．當(dāng)你重新修改文章內(nèi)容后，你需要更新一下目錄，方法是：在目錄區(qū)域內(nèi)，點(diǎn)右鍵，選[更新域]
8．當(dāng)選[更新域]后，會出現(xiàn)上圖的選框，選第二個“更新整個目錄”點(diǎn)確定。就OK了。
二、創(chuàng)建圖表目錄
圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現(xiàn)的頁碼。在建立圖表目錄時，用戶可以根據(jù)圖表的題注或者自定義樣式的圖表標(biāo)簽，并參考頁序按照排序級別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。
使用題注組織目錄的方法如下：
?。?）確保文檔中要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形加有題注。
?。?）將光標(biāo)移到要插入圖表目錄的地方。
?。?）單擊【插入】菜單中［引用］中的的【索引和目錄】菜單項(xiàng)，并在【索引和目錄】對話框中選擇【圖表目錄】選項(xiàng)卡。
?。?）在【題注標(biāo)簽】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注，如圖表、公式、表格等。
?。?）在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式，其他選項(xiàng)與創(chuàng)建一般目錄一樣，確定后單擊【確定】按鈕。
在檢查圖表目錄后，當(dāng)將鼠標(biāo)移到目錄項(xiàng)目上時，鼠標(biāo)指針會變?yōu)槭中危瑔螕羰髽?biāo)左鍵接口跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置。
利用題注建立圖表目錄是很方便的，但有時候，文檔中的標(biāo)簽是用戶鍵入的，并不是Word的題注功能加上的。這時，就需要使用自定義樣式建立圖表目錄，方法如下：
?。?）打開【索引和目錄】對話框，并選中【圖表目錄】選項(xiàng)卡。
?。?）單擊【選項(xiàng)】按鈕，彈出【圖表目錄選項(xiàng)】對話框。
?。?）選中【樣式】復(fù)選框，并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標(biāo)簽使用的樣式名后單擊【確定】按鈕。
?。?）在【索引和目錄】對話框中選擇各選項(xiàng)，然后單擊【確定】按鈕。
三、創(chuàng)建引文目錄
引文目錄與其他目錄類似，可以根據(jù)不同的引文類型，創(chuàng)建不同的引文目錄。在創(chuàng)建引文目錄之前，應(yīng)該確保在文檔中有相應(yīng)的引文。創(chuàng)建引文目錄的操作步驟如下：
（1）將光標(biāo)移到要插入引文目錄的位置。
?。?）單擊【插入】菜單中的［引用］中的【索引和目錄】菜單項(xiàng)，在彈出的【引文和目錄】對話框中選擇【引文目錄】選項(xiàng)卡。
?。?）在【類別】中選擇相應(yīng)的引文類別，注意此種類別應(yīng)該是引文中已經(jīng)創(chuàng)建有的引文類型。
?。?）創(chuàng)建的引文目錄也有相應(yīng)的內(nèi)置引文目錄樣式來套用，如果要更改，可以單擊【更改】按鈕。
?。?）如果引文的頁碼超過五處，可以選中【使用“各處”】復(fù)選框，這樣可以避免頁碼過多反而給用戶造成不便。
?。?）如果引文過長，可以選擇【保留原格式】，以保留原有的引文格式。
?。?）選好目錄的制表前導(dǎo)符和格式后，單擊【確定】按鈕即可。
如果要標(biāo)記引文，以創(chuàng)建合適的引文目錄，可以按如下方法進(jìn)行：
?。?）選擇要標(biāo)記的引文。
?。?）打開［引文目錄］對話框，單擊【標(biāo)記引文】按鈕，彈出【標(biāo)記引文】對話框。
（3）在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型。
?。?）單擊【標(biāo)記】按鈕即可對當(dāng)前所選的文字進(jìn)行標(biāo)記，如果單擊【標(biāo)記全部】按鈕，將對存在于文檔中的所選文字進(jìn)行標(biāo)記。
?。?）如果還要標(biāo)記其他引文，不要關(guān)閉【標(biāo)記引文】對話框，直接在文檔中選取要標(biāo)記的引文。
?。?）返回【標(biāo)記引文】對話框，選中的引文將出現(xiàn)在【所選引文】下面，然后單擊【標(biāo)記】即可。
?。?）如果要修改一個存在的類別，可以單擊【類別】按鈕。
?。?）選中要修改的類別，在【替換為】下面的文本框中輸入要替換的文字，單擊【替換】按鈕即可。
（9）完成后單擊【確定】按鈕，回到【標(biāo)記引文】對話框。單擊【關(guān)閉】按鈕。
四、更新目錄
Word所創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)，如果文檔的內(nèi)容發(fā)生了變化，如頁碼或者標(biāo)題發(fā)生了變化，就要更新目錄，使它與文檔的內(nèi)容保持一致。最好不要直接修改目錄，因?yàn)檫@樣容易引起目錄與文檔的內(nèi)容不一致。
在創(chuàng)建了目錄后，如果想改變目錄的格式或者顯示的標(biāo)題等，可以再執(zhí)行一次創(chuàng)建目錄的操作，重新選擇格式和顯示級別等選項(xiàng)。執(zhí)行完操作后，會彈出一個對話框，詢問是否要替換原來的目錄，選擇【是】替換原來的目錄即可。
如果只是想更新目錄中的數(shù)據(jù)，以適應(yīng)文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項(xiàng)目，可以對著目錄單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項(xiàng)即可。用戶也可以選擇目錄后，按下F9鍵更新域。