目錄通常是長文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么內容，如何查找內容等。Word提供了自動生成目錄的功能，使目錄的制作變得非常簡便，而且在文檔發生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應文檔的變化。

　　一、創建標題目錄
　　Word一般是利用標題或者大綱級別來創建目錄的，這對那些用WORD寫書，寫論文的朋友很有幫助。因此，在創建目錄之前，應確保希望出現在目錄中的標題應用了內置的標題樣式（標題1到標題9）。也可以應用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。如果文檔的結構性能比較好，創建出合格的目錄就會變得非常快速簡便。

　　優點：用WORD根據文章的章節自動生成目錄不但快捷，而且閱讀查找內容時也很方便，只是按住Ctrl點擊目錄中的某一章節就會直接跳轉到該頁，更重要的是便于今后修改，因為寫完的文章難免多次修改，增加或刪減內容。倘若用手工給目錄標頁，中間內容一改，后面頁碼全要改是一件很讓人頭痛的事情。應該自動生成的目錄，你可以任意修改文章內容，最后更新一下目錄就會重新把目錄對應到相應的頁碼上去。

　　步驟：（以下內容在WORD2003中操作，其它版本WORD略有差別，但大同小異。）

　　1．在[格式]中選[樣式與格式]

　　2．出現右邊的一條“樣式格式”欄，這里面主要就是用到標題1，標題2，標題3。把標題1，標題2，標題3分別應用到文中各個章節的標題上。例如：文中的“第一章 制冷概論”我們就需要用標題1定義。而“1.1制冷技術的發展歷史”就用標題2定義。如果有1.1.1×××那就用標題3來定義。

　　3．當然標題1，標題2，標題3的屬性（如字體大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：右鍵點擊“標題1”選“修改”，會彈出修改菜單，您可以根據自己的要求自行修改。

　　4．用標題1，2，3分別去定義文中的每一章節。定義時很方便，只要把光標點到“第一章 制冷概論”上，然后用鼠標左鍵點一下右邊的標題1，就定義好了；同樣方法用標題2，3定義1.1；1.1.1；依此類推，第二章，第三章也這樣定義，直到全文節尾。

　　5．當都定義好后，我們就可以生成目錄了。把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選[插入]--[引用]--[索引和目錄]

　　6．選第二個選項卡[目錄]，然后點右下的確定。就OK了。

　　上圖就是自動生成的目錄

　　7．當你重新修改文章內容后，你需要更新一下目錄，方法是：在目錄區域內，點右鍵，選[更新域]

　　8．當選[更新域]后，會出現上圖的選框，選第二個“更新整個目錄”點確定。就OK了。

　　二、創建圖表目錄
　　圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現的頁碼。在建立圖表目錄時，用戶可以根據圖表的題注或者自定義樣式的圖表標簽，并參考頁序按照排序級別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。
　　使用題注組織目錄的方法如下：
　　（1）確保文檔中要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形加有題注。
　　（2）將光標移到要插入圖表目錄的地方。
　　（3）單擊【插入】菜單中［引用］中的的【索引和目錄】菜單項，并在【索引和目錄】對話框中選擇【圖表目錄】選項卡。
　　（4）在【題注標簽】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注，如圖表、公式、表格等。
　　（5）在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式，其他選項與創建一般目錄一樣，確定后單擊【確定】按鈕。
　　在檢查圖表目錄后，當將鼠標移到目錄項目上時，鼠標指針會變為手形，單擊鼠標左鍵接口跳轉到相應的位置。

　　利用題注建立圖表目錄是很方便的，但有時候，文檔中的標簽是用戶鍵入的，并不是Word的題注功能加上的。這時，就需要使用自定義樣式建立圖表目錄，方法如下：
　　（1）打開【索引和目錄】對話框，并選中【圖表目錄】選項卡。
　　（2）單擊【選項】按鈕，彈出【圖表目錄選項】對話框。
　　（3）選中【樣式】復選框，并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標簽使用的樣式名后單擊【確定】按鈕。
　　（4）在【索引和目錄】對話框中選擇各選項，然后單擊【確定】按鈕。

　　三、創建引文目錄
　　引文目錄與其他目錄類似，可以根據不同的引文類型，創建不同的引文目錄。在創建引文目錄之前，應該確保在文檔中有相應的引文。創建引文目錄的操作步驟如下：
　　（1）將光標移到要插入引文目錄的位置。
　　（2）單擊【插入】菜單中的［引用］中的【索引和目錄】菜單項，在彈出的【引文和目錄】對話框中選擇【引文目錄】選項卡。
　　（3）在【類別】中選擇相應的引文類別，注意此種類別應該是引文中已經創建有的引文類型。
　　（4）創建的引文目錄也有相應的內置引文目錄樣式來套用，如果要更改，可以單擊【更改】按鈕。
　　（5）如果引文的頁碼超過五處，可以選中【使用“各處”】復選框，這樣可以避免頁碼過多反而給用戶造成不便。
　　（6）如果引文過長，可以選擇【保留原格式】，以保留原有的引文格式。
　　（7）選好目錄的制表前導符和格式后，單擊【確定】按鈕即可。

　　如果要標記引文，以創建合適的引文目錄，可以按如下方法進行：
　　（1）選擇要標記的引文。
　　（2）打開［引文目錄］對話框，單擊【標記引文】按鈕，彈出【標記引文】對話框。
　　（3）在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型。
　　（4）單擊【標記】按鈕即可對當前所選的文字進行標記，如果單擊【標記全部】按鈕，將對存在于文檔中的所選文字進行標記。
　　（5）如果還要標記其他引文，不要關閉【標記引文】對話框，直接在文檔中選取要標記的引文。
　　（6）返回【標記引文】對話框，選中的引文將出現在【所選引文】下面，然后單擊【標記】即可。
　　（7）如果要修改一個存在的類別，可以單擊【類別】按鈕。
　　（8）選中要修改的類別，在【替換為】下面的文本框中輸入要替換的文字，單擊【替換】按鈕即可。
　　（9）完成后單擊【確定】按鈕，回到【標記引文】對話框。單擊【關閉】按鈕。

　　四、更新目錄
　　Word所創建的目錄是以文檔的內容為依據，如果文檔的內容發生了變化，如頁碼或者標題發生了變化，就要更新目錄，使它與文檔的內容保持一致。最好不要直接修改目錄，因為這樣容易引起目錄與文檔的內容不一致。
　　在創建了目錄后，如果想改變目錄的格式或者顯示的標題等，可以再執行一次創建目錄的操作，重新選擇格式和顯示級別等選項。執行完操作后，會彈出一個對話框，詢問是否要替換原來的目錄，選擇【是】替換原來的目錄即可。
　　如果只是想更新目錄中的數據，以適應文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項目，可以對著目錄單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項即可。用戶也可以選擇目錄后，按下F9鍵更新域。